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2 z3 n9 p) V- _ J2 z* z* I* r3 I, Q 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：# D7 E. M- {" O5 I8 O1 k; b
做会议记录，写着写着笔没水了；
3 D* G7 ~7 k/ v& w 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 1 P B4 E9 Z* ?! Y C
用胶水时，找不到刷子；
* \; f6 G, x5 T( ?; J5 W 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
7 i1 y( ~+ ?8 g7 s' F2 M 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: V1 h* C" D- X" I1 f0 t/ w, _ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( Z( K" S% `4 A" }5 y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 B& ^" G: n7 Q3 q& m# {7 m
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 / T6 z& Z& J8 D, O% R9 e
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
: [; T8 d. y2 W) G* y2 }# P 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 i. f% i2 B; W" l6 n
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 5 h' f/ B/ I- H6 t! T
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 ^+ H$ G6 i6 j a' T9 w# Q5 F
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
k/ n5 ]2 G; r' ]! n 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
5 T" c) X( D! }6 h5 r b 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 " g0 c4 H$ {/ z+ k8 Y$ @
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
9 P% p) p: `+ g, E8 x, P 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
8 e' r1 y" Y. B* D* }+ R 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 - P2 \ e5 ]& W+ R: ^
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
1 o! F* r- Q# L/ a0 _8 Q" N 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 2 S# B. t& |% T) Y
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " Y7 x I5 O7 t; M* h
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 L- y5 }5 i9 w ?3 o( i! | 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) f a: T$ e% R6 g3 v
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 Q8 L# F* y1 f+ |3 F7 [4 m5 D' h 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
) n3 \! \5 w! Y, s. O, q* _! x: ] 9、与本职工作有关的表格。 5 {" l$ C' h# E7 F6 B+ ?7 \. r
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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