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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答： * B3 B" O7 b8 k$ n
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ) |! P0 J0 a! d7 Q# w/ N% J% \
- y6 K" v2 ?: \/ a. N5 z4 Y: s7 s●使会议开得卓有成效 ' h* u2 ]# S2 t) h" z
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
' Z* P7 K4 q( g$ ?$ t 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
6 m3 _( }/ x. r% z 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 + e5 @4 g8 e; p0 k
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 7 N) A% ?5 C; V4 A% h5 m
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
: }3 O! R5 k1 a1 m 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 + K% Q: V8 N, M2 Y* M* |
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 # a- D( t8 N. ]4 g* B* K
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
3 E0 J1 t# z1 @* D 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
, c. Z3 z* `: Z, y* U. Y: _ 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
* \0 {* T: a9 p7 ]; g) c: C1 e# p3 w 10.信息要加以选择，避免过多。 ' w# N4 x9 H1 ~/ {9 K' B5 E
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
$ x) f0 @9 N9 D5 r- b3 F2 i3 H 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 / G Z3 L# a0 h; j: X( n1 O
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 * i3 Z3 v9 w! a
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
; B; x& T; S# W4 ^8 M; |8 R 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
I; l2 k. ?) ^ 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
) X* ]3 v9 V$ k9 l! B1 T* { 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
! ` f9 g& b- ~% m: ? 18.会前先拉几个盟友。
. T( O2 r5 u6 V2 w 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 6 y, g) K- ^$ h# A
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 + A# P: m; S- k7 r- |9 k0 ]* \& [+ ?
●会议准备
l2 F4 H" {4 R4 _: K 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 " l) {2 ]* k, P' O$ f5 I+ K& p
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
8 F) l0 l: K6 C% `' N 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 3 _" y5 c; R' i5 n. N
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
4 S. V) j3 e9 T( B1 Q( G 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
8 x' V' x0 @+ E0 k$ o/ S( b# F5 f 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
. j' D' `( {. W/ q 26.任何议程变动都必须通知主持人。 + D3 l& H% F' P+ o& R0 b! {% |
27.议程要尽可能短小简单。 # {% {6 g# u" r, C3 f* U& c
28.尽量将议程限制于一页纸上。
3 E! V& L. p4 m5 D# J6 n 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
/ e R6 V: m+ `& _4 Z 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
$ r; W( v6 I5 \; M: [$ m4 y( P 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
3 V8 @5 V( [0 K 32.必须将电话转移出会场。 4 T) z% M! w+ q" L+ [; X& L
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 & _/ v" q* j S2 a
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
& f% ^; Q3 k7 Q" ~ 35.要找个确保没有干扰的会场。
0 G$ Q' _0 s& O& v 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 * g0 U* X* l2 k; `6 N9 g
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
% G% U0 o. x$ Y P5 ^! u. _ 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 7 v3 O7 [9 v; x
39.座位之间应有一臂长的间隔。
2 Q. C5 C, d) S! X 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
. S- c! x, A R u% { 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
% P& ]' U* j& k4 s, d8 } 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
( o: m& B$ O8 n# q1 c 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 ( B- r1 z# x1 u" f% i( s
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 # T. L, t* \; y. a Q3 s
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 . ~5 \ F4 E8 S9 \7 w4 F
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 7 ~9 v( U4 N4 U- d7 v* E; a5 Q% b) ?
●出席会议 - f% @* l1 Q% Q' U& E% i$ j2 l
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 " z4 k) t& [7 w# q" T, D
47.会前拟出自己的发言稿。 & q; I$ m) r) l& v' m$ J
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
# d- Q3 b# o: ^) P3 m 49.要保持积极的脸部表情和音调。
( e O" S" E5 ~ s" S 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ) m5 C% M1 I; X- N* k# K
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51.开始发言前先作深呼吸。
+ s- k( B7 k2 r6 y 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 / A) v5 r5 I& ^
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ; P. m/ L7 @9 C* b! ~1 L
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 , z9 B. q# X3 U3 ?$ b( ^: N
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 - K, Y2 }, O! F8 f" w! L* f
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 / k$ Y8 B' B. P8 D. L& ]: m: Z+ ^* O
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
! t/ D4 j4 k, U& ~/ X& c 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 : ?+ h2 B0 x+ M2 H2 Z" e) P
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
, q7 t' G! y! W* S& E! |' O3 j' Q 60.必须按照议程顺序作会议记录。
3 Q3 l1 o2 w& `) d+ `! ?: f 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
# E q7 n, Y7 D# p% M 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 / c6 C _. ?) G6 b6 {" F2 E1 P1 B/ z/ d
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
/ A9 ^) u) @* ^+ C ●主持会议
, O g7 ^6 q- F' i5 e& F6 G 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
) ~) g6 h9 N& O# H 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 % Y. b, K% j6 A* x2 h2 B1 q
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
$ x. S* C1 l( ` 66.尽量于会前认识新来者。 ( o& l/ @$ m9 H# g
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 - f: ^+ P9 t/ F
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
3 W! k* A6 S9 M; `, P1 V 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
: T. q: C9 S% Y8 { 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
/ _# U3 e& L! i! V+ D2 ~ 71.要制止支流辩论和私下交谈。
4 }. k+ ^. k8 X5 m3 ]; \9 D 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
/ B1 B# I* }3 s8 @! Q# e 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
& H( H8 z- s- \# M M8 m/ y 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
7 Z* K4 k, d, y! b2 P6 l' y 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
( ^+ [" Q% c9 i8 X' L2 ]+ J 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 - o5 |. [9 K( y, _+ }: q8 P
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
8 [& W5 A! C- K: Y0 O, G 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 " e5 f8 K% @, b7 k9 r! R- }3 D% L" W2 d8 y
79.必须清楚每次会议的规则。 , s+ w) n w8 N3 N+ x
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
& u4 P9 R) C' B9 t {' ~* Y 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 3 h' c% U9 x& p& G/ R/ ]( v
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