文书拟写与处理之通用文书的拟写

一、请示
(一)学习目标
如何拟写请示。
5 ?, C9 D" ]- y; t% s8 }' Q(二)请示的拟写
5 T( T5 Y0 S7 I6 i请示的正文一般由三个部分组成：请示事由或起因、请示事项、请求。
; L8 g4 e9 n/ ~1 l2 u4 }7 @* L) I4 A请示事由：是请示提出的依据，放在正文的开头。这一部分可以反映情况，但要注意不是为了汇报，而是为所请示的事项说明理由。
请示事项：是请示的核心内容，主要写明需要上级帮助解决的问题。为了有利于审批，还可以进一步提出解决问题的办法、措施、意见与建议。
请求：是在请示的结尾提出要求的话语，是请示的终结与强化。一般紧接请示事项后面，另起一段书写。根据请示目的的不同，请求常用的语句是："以上请示如无不妥，请批准"、"当否，请批示"、"特此请示，请予审批"、"以上请示如无不妥，请批转各地、各部门执行"等。
　
% _' J. e  M7 h; p0 m7 Y, W" P例文：请示
　
' F# j8 h8 F. O) j; a××市土畜产进出口公司关于解决生产名贵
中成药所需犀角来源问题的请示
' }1 g- c! O7 S3 ]& W××市外贸局：
犀角是我公司出口名贵中成药所需药材原料，生产的中成药出口换汇率很高，也是出口畅销商品。目前犀角进口货源紧张，价格不断上涨，今后也不易进口。鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源：
7 H8 e5 c+ p, p; y; s' n" R2 o6 U一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。
二、……
6 j4 \1 d( i" ~$ [  Z2 u3 o  M$ Y三、……
5 V/ {9 M: J2 Y3 L为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入，经研究意见如下：
一、请局协助向以上有关单位联系，对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。
二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况，是否可以按出口外汇价值结算，也可按进口价格折人民币结算。
/ e& ~) k' K, }. H* @8 e% @" b以上意见当否，请审核批复。
9 Q6 W) d: k/ p6 a% R　
××市土产畜产进出口公司
& j) D7 p% a  i7 x% z, y×年×月×日
　
(三)相应知识
请示是下级向所属上级请求指示，批准事项时使用的呈请性上行文书。请示是机关单位经常使用的文书。遇到下述事项要用请示：对有关方针政策、法律法令不甚了解的问题；工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题；因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理的问题等。请求上级批转本单位关于某项工作或活动的系统设想、安排或处理意见，也用请示上达。请示按其用法有：
请求批准的请示。这类请示一般是些专门事项或问题，本单位无权解决，请求上级给予指示批准。
1 e4 }' k0 L3 g! \$ j请求批转的请示。这类请示一般是业务主管部门就某一带有全局性的问题提出解决办法，请求上级批转各地执行。
7 n, n- w- U  `) U! T" C5 p目前在各单位的行文中，请示和报告两个文种混用的现象相当普遍，有些该用"请示"却用了"报告"，有的甚至将两者合而为一写成了"请示报告"，不仅给受文单位的处理带来困难，也影响了文书发挥应有的效用。请示与报告是有严格区别的，表现在：
第一，行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的；而报告则是下情上达、陈述情况，不要求答复。
% W0 J$ ~2 m! M0 b/ e1 ?第二，行文时机不同。请示必须在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事，不允许"先斩后奏"；而报告则是在工作完成以后或告一段落后发出的。
8 j( x# z  E' ]+ G第三，内容宽窄不同。请示必须坚持"一文一事"的原则，而报告则一事( 如专题性报告)数事(如工作报告)皆可。
第四，办理要求不同。请示多是带有急迫性的问题，请求上级答复办理的，是"办件"；而报告则多是汇报工作及有关情况，提出意见或建议，报请上级阅知的，是"阅件"。
/ `5 k% z) P: n7 j$ I' a第五，报送制度不同。报告可以有"月报"、"季报"、"年报"等定期报告的制度；而请示只有在必要时才行文，没有定期请示制度。
正确使用请示与报告两个文种，关键的问题还是要抓住行文目的这一点，需上级答复的，用请示；只需上级了解情况或批转而无需答复的，则用报告。掌握了这一点，就不至于将请示与报告混用了。
/ o9 E+ q% u$ n(四)拟写请示应注意事项
1.写请示要一文一事，切忌一文数事，给上级答复造成困难。
) ~1 }6 f; g! u, Q- c+ l' u, Z2.请示的主送单位只能是一个，不能多头主送。
3.不要错用文种，尤其要与报告区别使用，更不能合用，力戒写成"请示报告"。
4.要选准请示的问题，充分考虑到上级批准的可能性。
5.请示理由要充分，能引人注目，有说服力。
7 C; o1 E- r8 @3 v( ]) j二、报告
2 e1 [' E& c) I(一)学习目标
/ j# U  N# n5 |/ ^' Q如何拟写报告。
(二)报告的拟写
1.工作报告的拟写
工作报告主要用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作意见等。工作报告的正文，通常由四部分组成：工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算。
工作过程：是指工作情况的概述，包括背景、依据、任务、成效等；
成绩或收获：是指工作的成果，包括物质的和精神的，直接的和间接的，这一部分可分成几个方面叙述；
经验或体会：是指在完成工作任务的过程中带有规律性的认识或经验体会，这一部分比直接成果更进一步，属理性认识，对于其它工作具有指导作用；
问题与今后打算：是指工作中的失误和实践困难，下一步工作应如何做。
# [& V/ Q( d$ M( O  I, M6 P2.情况报告的拟写
情况报告是用来汇报工作中发生的重大问题或特殊情况、接办事项的处理情况等。反映问题比较专一，主要是围绕一项工作、一件事情叙述和说明。其正文由两部分组成：事情的起因和经过、办理结果。
事情的起因和经过：是指所要报告事情发生的原因(即报告依据)及发生的过程(或工作完成的过程)；
$ w+ B$ v; }  o- P: v1 A/ {办理结果：是指事情最后办理情况(或完成情况或结论)。
　
" B. a) j2 Q6 h例文：情况报告
! |( n1 S% M. R- t) Y  l　
××厂关于举办技术交易会开展技术协作活动的情况报告
××省工业局：
, b$ b( ^  w/ r今年×月，我厂在××召开了化学石油工业技术交流会，仿照物资交易会的形式，以技术有偿转让为主要内容，组织科研单位和生产企业，开展技术协作活动。会上，科研单位、高等院校与工厂之间、工厂与工厂之间，草签了科技成果转让、委托研究生产技术难题和试制新产品的合同或协议达×××个；组织了以教授、工程师为主的×××位技术顾问，解答了各种技术问题；邀请省轻工、纺织、电子、农林和建材等部门，对化学石油工业的研究和生产提出了要求；组织有关科研、高等院校、生产单位交流了科技工作经验。这对当前和今后的科技工作和生产水平的提高，都起了较好的推动作用。
一、促进了生产同科研的紧密结合，变潜在的生产力为现实的生产力。……
二、促进了先进的地区同后进地区的联合，为逐步实现向后进地区的技术转让摸索到了一些经验。……
: P* ]0 T3 J, c9 V2 A5 }2 e三、促进了科研机构的整顿和科研管理体制的改革。……
8 a& r2 g2 z6 q; H0 \' a; z四、摸清了全省化工系统科技工作的状况及亟待解决的技术问题。……
特此报告
　
8 A# ~2 Z* j; T. S" e4 b5 c# b××厂
1 h  l% ]0 L9 q0 |! j( J( Q- d×年×月×日
　
3.调查报告的拟写
9 G2 t2 p) @: A  Q9 h+ Y  m' v% o0 h调查报告是指有关单位为了了解情况，研究制订政策、法规、计划，解决与处理问题 ，发现典型与总结新鲜经验推动工作等，有目的的指派专人或工作组， 深入实际进行调查之后写出的书面报告。调查研究是取得第一手材料、制定有关方针政策和处理问题的重要依据。调查报告的正文通常由四部分组成：目的经过、基本情况、分析认识、结尾部分。
目的经过：应放在正文的开首，简要交代进行调查的缘由，调查的时间、地点、对象，要解决的中心问题，参加调查的人员和调查的简要经过等；
/ C% F! w! \9 G4 f4 O$ W" o- k5 U2 x  w基本情况：是指通过调查得到的具体情况；
分析认识：是指从调查所得情况中，经过分析研究得出的认识。这一部分可以和基本情况结合在一起写，可以采取纵的叙述法，即从事务的历史状况谈起，叙述它的发展变化及其原因，也可以从横的剖面叙述，即从几个主要方面来看事物的发展面貌、主要特点。无论是纵向的还是横向的，各部分均可拟出生动醒目的小标题；
结尾部分：是对全篇做出的"画龙点睛"式的总结，概括出全篇给人的启示和得出的结论，或者是对于问题的处理、政策的调整、工作的开展等提出意见和建议。
4.答复报告的拟写
上级向下级询问某一问题或某项工作的进展情况时，下级要按要求如实向上级汇报，这时使用答复报告。答复报告的正文由报告起因和报告内容两部分组成。
5 [. L% {$ a5 ^/ a6 }6 G6 B' b$ e/ E2 m报告起因：是写报告的原因或根据，常要写明收到上级什么文件或什么指示或接受了什么任务，执行办理情况及结果摘要。
报告内容：是报告的主体，按照执行或办理的实际情况拟写，常要写明执行或办理的依据、主要过程、措施、结果，有时还要写出经验、教训与今后打算。
3 k' c3 B0 ?2 m/ X0 R/ `答复报告具有很强的真对性，问什么答什么。
2 S+ F0 ~& x- `( n1 F　
例文：答复报告
　
××厂办公室关于××同志职称评定的报告
　
市政府办公室：
接到你们八月十日对我厂××同志职称评定情况的查询，我们立即进行了调查，现将有关情况汇报如下：
* c5 B( F& ~7 T( y- k××同志是我厂第二车间技术员。该同志于1963年下半年至1966年上半年在××工学院受过三年函授教育，学习了有关课程。因"文革"到来，未能取得学历证明。今年上半年评定职称时，根据上级有关文件精神，因缺乏学历证明，决定暂缓评定他的工程师职称，待取得证明后补办。该同志认为这是刁难，故向市政府写了申诉。
接到市政府办公室查询半个月，我们派人去××工学院查到了有关材料，他们已出具了该同志的学历证明。现在，我厂已为××同志补办了评定工程师的手续。并向本人说明了情况，他表示满意。
9 s. _( v/ K% h6 ?: s4 m特此报告
' h3 }9 V& o9 l××厂办公室
×年×月××日
　
5.报送报告的拟写
6 O$ R! ~& L6 u3 \2 Q. y报送报告是下级向上送报送有关文书或物品时，随文书或物品写的一种报告。报送报告的正文比较简短，只写明报送对象及报送目的即可。
　
例文：报送报告
　
××机械厂关于报送1995-1999年度发展规划的报告
0 C5 D/ ]- ^+ t4 }　
3 j2 d" k5 D  X  G市机械工业局：
1 _, ^4 t9 F! R2 ~$ {& C$ n! n) k( Z现将我厂制定的《1995-1999年度发展规划》一式五份送上，请审核。
××机械厂
% x, w+ C, a/ I' [( m一九九五年三月五日
! P5 ^/ _4 y* N! p" u　
7 u0 v5 `5 s- }6 V; ?; p(三)相应知识
( ]) N9 n$ v% v2 R4 l' K1 l报告是机关单位向所属上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级的询问时使用的一种陈述性文书。报告按使用目的的不同，可分为：工作报告、情况报告、调查报告、答复报告、报送报告等。报告是机关单位最常用的文书之一，经常地把本单位各项工作的进展情况通过报告向上级反映，有利于密切上下级的关系，便于上级指导下级的工作，同时对于本单位来说可以达到及时总结经验和教训，找出前进方向的目的。
0 a6 z( ^( i4 x- C) ~" D: e(四)拟写报告应注意的事项
第一，报告中不要夹带请示事项。报告中夹带的请示事项，受文单位没有答复的责任，这样容易误事。
第二，要善于综合归纳。面对众多的材料、细节、数据，写作时要分清主次，突出重点，抽象概括出有规律有价值的部分，不要面面俱到，记流水账。
三、通知
(一)学习目标
如何拟写通知。
5 w% y: n5 m  F(二)通知的拟写
) Y1 T4 i0 X3 u4 G. R1.指示性通知的拟写
指示性通知用于向所属下级布置工作，阐明工作活动的指导原则和方法；还用于传达上级的决定和指示、布置需要执行或办理的工作事项等。
% d. e5 |! w9 o( D; F指示性通知的正文由三部分组成：通知的依据( 原因、目的、意义)、主体部分、结尾部分。
通知的依据：是用简明的语言说明为什么发此通知，然后用一句过渡语，如："现通知如下"、"特作如下通知"、等转入主体部分；
主体部分：是通知的具体事项。指示性通知主体部分比较复杂，应分条或分段叙述，使人一目了然；
# N) n9 Z( ?3 S: x结尾部分：一般写执行要求。如："以上通知，望认真执行"；有时则用一般号召性文字提出希望和要求，有的通知也可没有结尾部分。
( O. Y* k- z; U( R2.转发性通知的拟写
将上级、同级或不相隶属单位的来文发给下级单位，用转发性通知。转发性通知正文的写法也比较简短。常用"现将×××转发给你们，望遵照执行。"这一模式。有时在此基础上，还根据本单位、本系统、本地区的实际情况，提出具体要求，或作补充规定。
& \' R9 g) @) m8 @: U$ o转发性通知的特点在"转"字上，不能加批语。
3 S- T5 o" y9 r  Z0 x3.发布性通知的拟写
发布性通知是用于告知受文单位，某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准，现予发布或印发，并要求下级遵照执行。重要的规章用"颁发"或"发布"，一般的用"印发"。这类通知所发布(印发)的法规性文书，一般都是发文单位本身制定的。发布性通知的正文也比较简短，一般只需写明发布根据以及发布的是什么文书，提出执行要求即可。有时也可简要阐述发布此文书的目的、意义，或提出贯彻执行的具体意见。
4.事务性通知的拟写
8 L& G9 J1 k  x( y事务性通知是上级要求下级办理或告知下级需要知道的一般事项。如：报送有关材料、启用或废止公章、出版刊物的订购、变更地址及电话号码，等等。事务性通知的正文往往采用篇段合一的形式。只把通知的是什么事情说清楚即可，没有必要予以议论评价或阐发意义，也不提执行要求。
　
! I% q2 P, w/ b0 j8 ~8 I例文：事务性通知
　
××公司关于地址迁移的通知
　
& e' d# y7 E1 T* Q我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲××号办公，新开户银行：北京市地安门分理处，账号××--××，原来的开户银行及账号7月1日撤销。
特此通知
××公司
×年×月×日
! Z- I+ K- P$ M' q; w　
5.会议通知的拟写
7 c& \- h0 M+ `5 @各单位在召开会议时，会前要告知与会者开会的时间、地点、携带材料等，这时要用会议通知。除了一些小型或紧急会议就近口头或电话通知外，一般都要使用书面会议通知。会议通知的正文一般由召开会议的背景(目的、意义)和会议注意事项两部分构成。
/ r, k$ f" w2 R: p: o召开会议的背景：主要写明为什么开会，一般文字比较简短，不要长篇大论。
! e# `$ T2 @. a* ^5 h# U会议注意事项：是指会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期，有
1 S9 O! Q) E1 O1 q: _, B时还具体地提出准备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。
' e: R0 A& N/ u1 ]' U8 l　
例文：会议通知
　
. Z/ u3 j4 w5 _  O××厂关于召开计划生育工作会议的通知
8 c- t7 C. a; s/ f: X5 ]9 ^　
  ?6 j' Q, p7 _7 b8 R所属各单位：
) w$ N5 O+ r6 b- @9 Z  n# P1 Z为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：
- l2 Y3 T3 o( v* G" \1 [一、会议内容：……
二、参加人员：……
三、会议时间、地点：……
6 u  z- f6 O5 y' Q. V7 n  o四、要求：……
/ Y# z, c# d4 O  \9 {××厂
×年×月×日
& u4 R; L" ^' y: W　
2 L9 _# ?. h/ f. Q6.任免通知的拟写
任免通知是上级需要向下级传达对有关人员的任免事项时使用的通知。任免通知的正文要写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务。
; f, \  ~/ V  F　
, B. q5 ^" b  f* l$ Q" T例文：任免通知
　
- k) i6 x# h* Y) L, h! N××总公司关于×××同志职务任免的通知
　
- d7 o6 V, P9 ?××分公司：
经总公司研究决定：任命×××同志为××分公司经理，免去其××室主任职务。
4 ^, `9 d2 _) R0 N! g××总公司
×年×月×日
4 B; Y2 R! o8 p" X6 o　
(三)相应知识
* d+ O% A& j' R+ d" a% b+ e通知是批转下级公文、转发上级和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项；召开会议、任免和聘用干部时使用的文书。通知按其用法可以分为：指示性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。"通知"这一文种，目前使用范围极广，使用频率也很高。它是上下级之间、平行和不相隶属的单位之间，以及单位内部都可以使用的文种。据有的基层单位统计，在上级来文中，"通知"几乎占总量的四分之三。为什么"通知"使用如此广泛呢?相对来说，主要是通知适用范围较宽，具有使用方便的特点。 不论单位级别高低，也不论大事小事，都可以用"通知"行文。近年来，一些上级领导机关用"命令"、"指示"行文来指挥、领导下级工作的情况明显减少，而用"通知"的情况越来越多。特别是中等以下的机关、团体、企事业单位对下属布置工作、传达指示、指挥行动时，多数都以"通知"行文。
(四)拟写通知的注意事项
( T$ L& b& V' y, a5 G& b/ `+ v0 Z% y1.内容要明确具体；
+ d8 N; U) E. c" }2.语言简洁，语气肯定；
" n6 \- J. c$ R( b2 R3.使用一定的专用语等。
　
五、拟写通用文书的一般注意事项
(一)要懂得文书写作的基本知识
1.要掌握拟写文书的重要性。
% T! K6 X$ j; w文书拟写，是指文书的起草工作。它在各机关、团体、企事业单位的工作活动中占有十分重要的位置。概括起来表现为以下两个方面：
$ m4 J# x1 r7 t( m2 ~4 J2 i首先，文书拟写是实现单位职能任务的重要工具。每一个单位都有自己的职能任务，并据此开展各项工作活动。在开展工作活动的过程中，经常要使用文书同上级领导机关、下属单位或其它单位进行联系。无论是主动对外发文，还是答复其它单位的来文，或是对内行文，都必须进行文书的起草工作。而且，文书起草的好坏，对于保证文书的质量和发挥文书的效用都有很大关系。例如：拟写文书的水平低，内容上不能反映制发单位的意图和工作状况，文字表达上含混不清，词不达意，形式上不符合要求，缺日期，缺作者，这样的文书，不仅达不到发文目的，甚至会给工作带来重大损失。可见，文书拟写是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，也是一项严肃而细致的文字工作。每一个文秘人员都应该十分熟练地掌握拟写文书的要领和方法，以便为实现机关单位的职能任务服务。
8 o: K) |. l5 q其次，文书拟写是机关单位领导工作的重要组成部分。文书作为机关单位处理公务的重要工具之一，就其本身的内容而言，有些是传达领导意图和重要决定的，有些是处理一般具体业务的。但从总体上来说，一个单位的文书反映的是这个单位领导的思想水平和工作经验，特别是对于一些重要的领导指导性文书来说，文书的质量更能体现出制发单位领导的政策水平、业务能力、领导艺术以及工作效率。因此，各机关单位的领导不仅把文书拟写工作看作是单位文书处理的一项日常工作，而且把它当作领导工作的一个重要组成部分。单位制发的重要的领导指导性文书、法规性文书、重要的讲话及工作报告、全面性的工作计划及总结，往往需要领导人亲自参加起草，或亲自指导秘书部门、有关部门的主要负责人起草。即使是属于日常业务性和事务性的文书，也必须经过领导人审核并履行签发手续。可见，拟写文书是单位领导人的重要职责之一，是领导工作的重要组成部分。文书是机关单位办事的工具，又是秘书的主要工作对象。文秘工作者必须充分认识文书拟写的重要性，勤学苦练，提高写作水平，保证文书质量，使文书更好地为机关单位的工作服务。
2.要了解拟写文书的基本要求。
2 Y! H6 Z$ ~/ O' s( L文书属于应用文， 在写作上同一般文章有相似之处，如：文理通顺、便于阅读理解等。但由于文书的性质、特点和作用不同于一般文章，所以，文书拟写又具有自己的一些特殊要求，概括起来，有以下几点：
8 x. v" L( a* R/ ~! }! W$ X第一，观点正确。
/ x: o* v( o! c* H  u文书是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策的工具，是党的基本路线和国家政策、法律的体现，是宣传群众、组织群众进行社会主义建设的依据。文书的上述职能就决定了文书的观点必须正确无误。所谓观点必须正确无误，是指文书的指导思想和内容必须符合党的基本路线和国家的政策、法律，必须在思想政治上同党中央保持一致。要按照马列主义观点、立场和方法，根据建设有中国特色的社会主义总任务、总目标，站在全局的高度去观察形势，分析问题，解决问题。无论是制发有关全局性的文书，还是局部性工作的文书，都不能与党和国家的方针政策相抵触。凡是与党和国家方针政策相抵触的文书，上级有权撤销，宣布无效。
, a4 L* t# Q& l; W3 R第二，实事求是。
文书是办事的工具，要用它来指导工作和处理问题。这个根本性质要求撰写文书必须从实际出发，实事求是。对上级请示工作、报告情况，要有一说一，有二说二，不说假话、大话、空话，不投领导所好。对下发指示，作决定，也要遵循各项工作的客观发展规律，从客观实际出发，有的放矢，使发出的文书真正切实可行。从日常接触的文书来看，不坚持实事求是的情况时有所见，这不仅使文书失去了严肃性和权威性，失去了人们对文书的信任感，造成有令不行，有禁不止，而且也降低了发文单位的威信，给工作带来损失。这方面的教训一定要认真吸取。
; y; |7 E0 ?- @* g  V$ w, Z第三，及时迅速。
$ e" \5 L3 }+ v1 O' Q; i文书在实事求是地反映情况的同时，能否做到及时迅速是事关工作效率、有时甚至是关系到工作成败的大问题。文书撰写必须注意及时、适时，决不允许迟缓、拖延、贻误工作。对于紧急文书，必须争分夺秒地完成拟写任务，对于日常反映情况、指导工作的文书，也必须发得适时。比如：当年的计划迟到第二季度才写出来，部署春耕工作的指示拖到夏初才发出。
这样的文书，不仅收不到及时推动工作的效果，反而会带来麻烦。文书的时间性是一个不可忽视的问题，这是拟文时必须达到的基本要求。
第四，简明生动。
6 x, c% |- C. I$ ]% }; L文书是一种办事的工具，要求写得简洁明了，目的是便于受文单位工作人员迅速阅读和处理，提高办事效率。要使文书简洁明了，必须做到三点：一是文字精练，提倡写短文，去除一切空话、套话；二是开门见山，用直笔，不转变抹角；三是结构布局要严谨，条理清楚，层次分明。
第五，体式规范。
拟写文书必须符合规定的体式，要根据不同文种的要求，写全文书结构的各个组成部分，以保证文书的完整性、正确性和有效性。
) J, M6 y" t# G" d2 a9 e第六，注意书写材料的运用。
文书的书写材料包括载体材料和字迹材料。拟写文书应该使用统一的印有固定格式的用纸，而且还要讲究纸张的质量，以便于长期或永久保存。文书的字迹材料应选用墨汁或蓝黑墨水，不能使用铅笔和圆珠笔。
3.要懂得拟写文书的步骤和方法。
拟写文书，一般要经过一定的步骤。但是， 不同内容的文书，拟写的步骤又不完全相同。内容比较简单的文书，通常可以直接动笔起草，内容比较复杂的文书，则要经过必要的步骤。
归纳起来，文书的拟写，大体要经过如下五个步骤：
(1)明确发文主旨。文书都是根据单位实际工作的需要拟写的。因此，在决定拟制某一份文书之前，应首先弄清楚发文的主题和目的。具体来说应搞清楚如下几个问题：
 文书的中心内容是什么。如：汇报工作，打算重点反映什么问题?请示事项，拟请上级答复或解决什么问题；布置工作，主要抓哪些问题。等等。
 根据文书内容，准备使用什么文种。如：汇报工作情况， 是写专题报告还是写情况简报；对下级布置工作，是用指示还是通知。等等。文种选择很重要，因为不同的文种，写法会有所不同。
, C, y; b, Q# f- G6 i 明确文书的发送范围和阅读对象。如：写一份工作总结，就要明确是准备上报领导机关，还是向兄弟单位介绍经验。文书的阅读对象不同，用语和口气就不一样，详简程度也有差别。
 明确发文的具体要求。如：要求对方了解，还是要求对方答复，是要求收文单位贯彻执行呢，还是参照执行等等。
: H" T& i7 |- B8 `(2)收集有关材料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后， 就可以围绕这个主题收集材料，进行一定的调查研究工作。这一步是针对内容比较复杂的文书而言的。比如：拟写工作计划，进行工作总结，起草章程、条例、办法，为领导人起草讲话稿等等。这些文书的观点和结论不是轻而易举就能得出的，必须经过反复的比较，反复的考察。因此，就必须要经过调查研究的过程。收集材料和调查研究的方法有两种，一是收集和阅读有关的文字材料，二是到实际当中收集活材料，如召开座谈会、搜集典型事例等。
(3)拟出提纲，安排结构
8 _5 D8 }* c/ e3 P2 K, Z在收集材料调查研究的基础上，草拟出写作提纲， 它是所要拟写文书的内容要点。写作提纲的作用是，在正式动笔起草之前，对全篇文书的内容做到通盘安排，胸有成竹，使写作进展顺利。提纲的详略，可以根据文书的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文书，可大致安排一下结构，表示出先写什么、后写什么、共分几层意思就可以了。篇幅较长且很重要的文书，提纲应写得详细一些，包括文书共分几个部分，每一部分分作几个问题，各大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。
(4)起草正文
# R4 J0 J& j8 Y# v3 l  N9 L7 R结构安排好后，就可按提纲所列内容，开宗明义，拟写正文。 拟写正文，除按照拟写文书的基本要求以外，还要注意两点：
导语要突出主题。文书的导语，是指文书开头几句引导性的语言。一般文书都有导语部分，用来引导收文单位或阅文人员了解和掌握文书的主要内容、中心思想。因此，文书的导语一定要突出主题，使人一看便了解了发文的目的，这样有利于对文书内容的理解和贯彻执行。
观点与材料的有机结合。一般地说，文书的正文，既要有鲜明的观点， 又要有真实而丰富的材料。然后更重要的是观点与材料的有机结合，用观点统帅材料，使材料为观点服务。这样写出的文书，才有理有据，使人感到生动真实，乐于信服。
0 M7 m' p, e' c. S" V(5)反复检查，认真修改
# I" s- j' A/ e+ A$ H# H8 ?文书初稿拟出以后，一定要反复看几遍，耐心仔细地逐字逐句地检查修改。修改时，包括去掉可有可无的语句段落；补充没有说清楚的地方；调整结构；推敲用语的分寸。等等。有些需要进一步核实的数字、事实，一定要查找到原始材料认真核实。文书通过修改，不仅可以提高质量，还可以锻炼、提高写作能力，并且为领导审核签发打下良好基础。
(二)要注意文种的选择
% [/ ^; q* q) q& b5 l文书的文种又叫文书的名称。目前使用的法定公文主要有十二类十三种。即：命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。这些公文是党政领导机关用法规性文件的形式发布的，具有法规的严肃性，任何单位在行文时都必须严格遵守，不能违反，因而被称为法定文种。法定文种都具有独立对外行文的资格，可以使用套红的"文件版头"行文。除此之外，还有一些常用文种，如计划、总结、方案、细则、简报等。在企业及其它专业部门，根据其业务工作范围的特殊需要还使用着一些专业文种，如意向书、市场调查报告、招标书、投标书、协议书等。上述文种我们将在以后各章节中逐一介绍。
文种是根据制文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的行文关系确定的。文种不同，所起的作用也不同，不可以随便乱用，否则就达不到发文目的，甚至会打乱单位之间正常的工作秩序。因此，文种的选择在行文中十分重要。
1 g) _1 W, `# i8 _+ y" [第一，文种的选择必须符合发文目的。
选用文种的目的，是为表达文书内容服务的。因此，弄清发文目的，是正确选用文种的前提之一。如：发文目的是要求上级解决困难，就应选用"请示"行文；发文目的是向上级反映情况，无须批准，就应选用"报告"行文；发文目的是邀请有关客人参加宴会，就应选用"请柬"行文。

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一、意向书
(一)学习目标
如何拟写意向书。
(二)意向书的拟写
意向书的结构一般包括：标题、导语、正文、结尾四个部分。
2 Y/ n% H& Z3 S0 Q( J/ y/ F0 {& g标题：意向书之前加上项目名称，如"兴建麦秆草席加工厂意向书"。
导语：写明合作各方单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见。然后用"本着××原则，兴建××项目"作为导语的结语。
正文；分条款写明达成的意向性意见。
结尾：要写明"未尽事宜，在正式签定合同或协议书时予以补充"一语，以便留有余地。
　
9 I+ o8 w  t+ P/ o8 E　
7 R. s9 g$ J; G8 y0 e+ y例文：意向书
# X5 {# }! Q/ D　
: q/ C& y: D' e/ t4 c3 x意 向 书
/ j9 O5 P9 Z1 P5 g5 n1 \* W1 d　
××纺织品进出口公司：
××市丝绸公司(以下简称甲方)，与×国×××服装公司(以下简称乙方)经过友好恰谈，为了进一步发展双方贸易，双方拟在平等互利的基础上，进行补偿贸易。现已达成初步协议：
一、为了扩大中国丝绸服装贸易，乙方要求甲方提供稳定生产的服装工厂，为乙方生产中国丝绸服装，甲方同意在××县××乡新建一所服装工厂，生产乙方所需的以真丝为面料、不绣花的女装衬衫，男式睡衣，女式睡袍等。产量暂定为年产30-35万件。为了确保质量，乙方希望该厂从一开始就注意质量和生产能力的逐步提高。甲方同意乙方的意见，并同意在工厂筹建结束时作具体安排。
& {# H0 n' E& l, s4 y7 T! n二、乙方向甲方提供价值约××万美元的制作丝绸服装的专用设备和附属设备。 
三、甲乙双方的贸易和乙方的来料加工业务，其价格、规格、交货期等均应逐项签定合同。 
% X7 f, a  r8 ~四、甲方根据乙方提供之服装设计原图及施工工艺要求进行加工生产，保证质量。
/ T1 d% q( l3 V! R* P五、乙方应派员来××市××县××乡服装工厂进行技术辅导及质量监督。乙方人员来××市所需一切费用概由乙方自行负担。
六、未尽事宜，在正式签定合同或协议书时再予以补充。
　
甲方 乙方
×国×××服装公司 ××纺织品进出口公司
代表：××(签名) 代表：××(签名)
* }" ~6 K0 J2 ^; y×年×月×日 ×年×月×日
　
( H6 j+ m6 {  `5 V1 L' q$ s(三)相应知识
: [: [! k8 |9 ?* D3 t/ O意向书是双方或多方就某一问题进行初步洽谈后形成的意向性文书，一般用于就某事项初次发生联系的当事人之间，主要是为达到某种目的而表达的基本意图和愿望，为进一步正式签订协议奠定基础，多用于经济技术的合作领域。意向书是意向性洽谈后的产物，它为今后签订经济合同做了准备。意向书虽属协议类文书，但它与协议书、合同不一样，它只是一种临时性的协商性的文书，一旦正式签订协议书或合同它就完成了使命；意向书也不象协议书、合同那样具有法律效力，它对任何一方都没有约束力；意向书也不象协议、合同那样，一经签约，在一般情况下是不能随意更改的，而意向书则比较灵活，在协商过程中，对各方的意见可择善而从，最终达成协议。
8 E5 y# T  K9 H5 }意向书的种类很多，按合作关系的不同类型，有加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书等。
. y0 M/ v! T! R+ p3 q# ^7 b(四)拟写意向书的注意事项
4 @' Y/ K1 K1 }# U1.语言准确，表达清楚，态度明确。
2.严肃认真，忠实于洽谈内容。
6 K; H- L5 l2 w4 B2 E/ X2 \3.所达成的意向要按内容分条叙述，并参照合同或协议的条款排列
" ]- R5 t' d# \/ G+ B- A0 l二、邀请信
(一)学习目标
$ r& {+ k" o3 L6 \! d' e" j如何拟写邀请信。
$ H3 i+ ?6 ~, H; q. S(二)邀请信的拟写
; v, R( V1 L( o1 E8 z邀请信一般由名称、收信人称谓、信首问候语、正文、信末问候语、写信人署名、日期等项组成。
7 ^6 k4 o% z2 h+ {名称：在邀请信首页上端居中写上"邀请信"。
  C. h' Y2 d9 {) I收信人称谓：在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加上"先生"、"女士"、"经理"等相应的称呼。
( A; \1 O0 T$ T# Q+ \! ~信首问候语及正文：在邀请信正文的开头首先是问候语"您好"等，然后进入正文主体，主要说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。
  |4 X+ i' G8 ]信末问候语：正文结束后，在正文左下方另行低二格写上问候语。
: _6 ]' L( X& V2 u. C5 Z# \写信人署名、日期；在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，同时签上年月日。
　
* }; v5 B! P' ]  m例文：邀请信
邀 请 信
××先生：
您好。我厂定于×月×日举行建厂五十周年纪念活动，当日下午3时在厂部大礼堂举行纪念大会，恭请莅临并在会议主席台就座。
此致
$ t  S2 C1 Z$ k* m敬礼
' d4 m+ g- h' Z9 j6 W/ O5 ]8 m9 T& d　
××厂办公室
! p0 G) d% d) D* W×年×月×日
　
(三)相应知识
# Z' u0 z' y3 R. E  ~2 p! {企业现实工作活动中，常常会邀请有关朋友或合作伙伴参加宴会、酒会、茶话会或其它活动，非正式场合可以面邀或者电话邀请，但在比较正式的场合，则需要发邀请信。邀请信的作用一是能对邀请者表示尊重，表明邀请者的郑重态度；二是用作参加活动的凭证。邀请信一般要挑选严肃、庄重的场合使用。
(四)拟写邀请信的注意事项
* d3 ~" ]/ w) v2 @( @1.诚恳、热情，使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。
7 W& h( {' S- P9 l' {2.为了表示郑重和诚意，邀请信一般用手写。
三、请柬
(一)学习目标
如何拟写请柬。
(二)请柬的拟写
0 y* V- \- n  M5 u1 M8 ^6 Z请柬一般由名称、称呼、正文、习惯结尾语、落款等五部分组成。
) L$ d8 t9 ^) b9 a名称；在封面上写明"请柬"或"请帖"字样，若请柬没有封面，"请柬"二字就写在第一行中间。
$ S8 ~* t' P* l1 c/ N称呼：在请柬的背面第一行顶格写上被邀请的单位名称或个人姓名。个人姓名后面加上"先生"、"总裁"等相应的称呼。
9 I. J1 z7 l- b) F6 [8 ~+ w% D# f正文：首先交待邀请参加的活动内容；其次要交待举行活动的时间和地点。
  g) Z4 N- t1 J$ o习惯结尾语：在正文后另起一行空两格写"敬请"二字，然后再另起一行顶格写"光临"二字。
5 n& d3 B* Y9 o+ K落款：写明邀请人和发出请柬的时间。
6 C  }! |: k( P. |- _$ |　
- z# ?6 w" c# s% Q, K( i0 M　
　
1 X$ L0 d) N9 P6 x- H, J　
　
/ Y8 m% l! y- }' v. Z' Z- V- E　
2 I6 V* Q. _5 I% z　
/ F7 A. J* O- G% `  Z7 l( ?　
2 [: h+ }3 D' s" b' S　
8 S8 `& f) {+ v$ z" O3 t　
9 a* w+ B% i: \7 ?# K3 D　
　
- J, H4 J" _3 Q  ]　
　
5 Z# W3 D* W% |- R, J1 k1950－1999
　
5 L5 M% L: s9 i! \  e  k" ^纪念5 5 厂建厂五十周年
7 e3 h$ g! Z1 Q  {! a  F& F& V　
& M9 T3 l9 R& h: W& P9 o  L　
$ v4 A$ I$ f) R  g- H5 Q　
2 w, |1 {7 Y# Y0 P1 C请 柬
+ g4 ]+ ]1 K6 T　
　
7 p3 h1 ~7 p% |- A- G　
# C, W  n- K0 s6 S+ o　
) K- I6 s9 V8 M: |: S. ^" M) ]) b(正面)
8 w/ I7 h. c. R0 w- w8 |5 e3 x2 [+ C+ X6 p/ a　
　
* q8 \7 Q1 o) }& t# B& b5 5 先生：
8 X, k% E0 D7 U2 J  V; L定于十一月一日上午九时，在本市中山会堂召开5 5 厂建厂五十周年座谈会。
敬 请
: P) g; C& J+ ^6 ]6 K% Q. K$ l光 临
- T2 s: s% ?& I5 g; a3 ~　
　
; {- ~& y2 i. `& D2 v& ?　
5 5 厂
5 年5 月5 日
6 x/ n, P( `( B. A+ G. R5 o　
(正文)
(三)相应知识
& r: X- }7 f- ~) p0 W# A请柬，也称请帖。它是为邀请客人参加某项活动而专门制发的通知书。请柬是在不同社交场合中经常使用的一种礼俗性专用书信。它虽属书信类，但比起一般的信函更具庄重性的特点。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬，而不用一般的信函，以示对被邀请者的尊重。从这一意义上说，请柬也是一种邀请信。请柬的发送要掌握好时间性。发送太早，被邀请者容易遗忘；发送太晚，又容易使被邀者感到时间仓促，安排有困难。因而，请柬的发送应有专人负责，以便适时发送。
4 O/ u6 k" V6 Q7 D2 T; F(四)拟写请柬注意事项
- O  y7 [" \. T3 b2 y% i1.简明、扼要。
( v" |) _3 t/ \5 r1 ?# w# w+ B2.语言诚恳、热情、有礼貌。
) f* W5 m  l6 Y4 Z3.款式和装帧要美观大方。
* t7 `  I, W  _) c1 J8 c/ d四、感谢信
. t$ T5 H# ~$ m(一)学习目标
3 R' x5 L, t, D: d$ U( v9 i如何拟写感谢信。
(二)感谢信的拟写
8 A/ U: |5 `, u) B+ X* _感谢信一般由标题、受文对象、正文、结尾、签署五部分组成。
标题：感谢信的标题有两种写法，一是用文种名称"感谢信"直接作为标题；另一种是由受文对象和文种名称两个要素相结合而成，如："致×××的感谢信"。
6 N; o7 S) J2 ]0 s0 j0 P$ M受文对象：在标题之下，正文之前顶格写明被感谢对象的单位名称或个人姓名。个人姓名后面加上"先生"、"同志"等相应的称呼。然后加上冒号，引出正文。
( \- H  O1 C2 a正文：首先写明在什么时候得到对方的关心、支持和帮助，对此表示感谢；然后简述对方关心、支持和帮助有什么效果，或陈述这种帮助在今后将起什么作用，最后再次向对方表示感谢。
* W7 D4 ?2 x. h$ `! c结尾：写上表示感激、敬意的话。
7 j+ Q$ _) z- [) O- H签署：感谢信的最后签上写感谢信的单位名称或个人姓名，同时签上年月日。
% }* q! b- q5 _6 Y) X- x' S　
$ W' o- L; ^( K; V例文：感谢信
　
感 谢 信
　
8 z* u" v3 |" q" A. D××公司：
+ E5 E0 m& w9 K' y+ ?# p×月×日下午我公司业务员××到市百货公司购买物品，不慎丢失皮包一个。内有人民币五千余元、工作证一个及**单据若干张。当我们发现后正在焦急寻找时，贵公司职工×××主动将拾到的皮包送到我公司。我们再三感谢并表示要赠送纪念品，×××同志却说："这是我应当做的"，一再表示不能接受纪念品。她这样拾金不昧的高尚品德，对我们全体工作人员是一次很好的教育。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对×××的高尚行为予以表扬。
　
××公司
+ K4 h, c2 l6 b×年×月×日
  I% N, w5 `# k$ ^5 w+ g　
(三)相应知识
在企业各项工作中，感谢信的使用也十分普遍，当应邀赴宴、收到礼品或得到对方的帮助后，为感谢对方的关怀、支持或帮助，都应当尽快给对方写感谢信，这是惯例，也是一种礼貌要求。感谢信的使用很普遍，秘书人员应该很好掌握。
(四)拟写感谢信的注意事项
) H) U. I; x8 l+ q, j2 z, _1.简单而有诚意，语气亲切而自然。
; h4 P7 I! k! [) q, c- |2.既能表达出感激之情，又不宜太长。
$ r+ G# e/ s+ M; z; d五、拟写企业事务文书的一般注意事项
- F8 |- C. l' q& S+ o& J(一)要了解企业事务文书的写作特点
8 B$ M1 r4 _4 i5 x' o+ @企业事务文书的拟写除具备一般文书的写作特点外，还具有自己独特的地方。表现在：
& @- I3 ^2 {5 j& Z1.个性色彩较鲜明。企业事务文书的拟写受格式的束缚较少，写作手法和表达的形式较为灵活多样。交际文书中作者情感往往有较多的流露。
; C7 W- x& h! L2.重视礼节礼貌。企业事务文书属于平行文的较多，主要用于单位与单位之间的交往，除了实质性的内容外，在行文中十分注重礼节礼貌，注意说话用词的份量。
8 R$ D% g6 k' E; h  H% x(二)要掌握企业专业知识
  T4 X" a: K' t% W! Q' q9 r反映财经问题的企业文书，涉及到企业经济领域许多方面的专业知识。比如为企业制订生产计划，就涉及到市场调查、经营管理、经济联合组织等专业问题。如果对企业专业知识不熟悉，写起来就十分困难。因此，掌握企业专业知识，对于企业事务文书的拟写十分重要。
文书处理
/ D3 X- Q; R1 v# |(一)学习目标
了解文书处理过程。
% ^2 z+ B- v& ?. u% Y7 R(二)文书处理过程
文书处理是指围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。
文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。每一环节又包含着若干个互相衔接的工作程序。
/ _! V( e% V5 A8 p8 f4 \1.收文处理
收文处理是指各单位围绕所收文书进行的一系列工作。主要的工作程序是：
签收：是收件人在对方的传递文书单或送文簿上签字，以表示文书收到。
+ S* I5 A; v/ [) d3 _登记：对收进的文书进行注册，目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记的项目主要有：顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。
; N) r) d3 Y' F% o! t& \! \分送：由文秘人员将收来登记后的文书按其性质和办理要求分门别类，以确定应分送给谁或哪一部门参阅或处理。
5 H$ H% o4 T% p拟办：是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
批办：是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见。
承办：从文书处理的角度讲，承办即指草拟复文的工作。收文从承办开始又进入发文处理程序。
催办：文秘人员对文书办理情况的督促、检查工作，以提醒有关人员加快办文速度。在发文处理过程中也同样存在催办工作。
2.发文处理
6 R) K- g. F0 I. g1 F) ^发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序是：
! {8 c/ N; M9 u( n, C2 _# ]  m拟稿：是秘书人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初始稿的过程。它是发文处理的首要环节。拟稿环节必须严格按照撰写文书的基本要求来进行，以确保文书的质量。
/ W( h2 Y6 E( I' M& A2 n核稿：是指秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行的审查、修改工作。目的是为领导签发作好准备。
& u7 i' F0 I- p5 p# Z签发：是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为确应发出，即批明发文意见并签字。文稿经领导人签发即成定稿，可以据此生效。签发人对其所签发的文稿从政治到文字上的准确性负完全责任。
0 }5 V  j; f/ n8 g& z编号：即文稿送印前要编好发文字号，并注明缓急或密级标记，确定印制份数，以便一并缮印。
缮印：由文秘人员对已签发的文稿进行誊抄或打印。
校对：将打印稿或誊抄稿与底稿核对检查，以发现并纠正各种错漏。校对工作一般由文秘人员承担。
6 Y" @' j( u' R! Q' }" r* M) L1 K用印：对已缮印好的文书要加盖单位印章，以表示文书生效。
登记：为待发文稿注册，以便于今后的查考利用。登记项目包括：顺序号、发文日期、发文字号、文书标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注等。
分发：由文秘部门将印有公章的文书通过适当方式发送给受文单位。
3.文书管理
在文书处理过程中，无论是收文还是发文，都存在一个科学管理的问题。如何有条不紊地管理好各种文书，既不遗失、泄密，又便于查找调阅、方便工作，是很值得研究的问题。
. s* i+ z( I* v1 V$ A8 B) P2 n) w0 k做好文书管理工作，最重要的是贯彻集中统一管理的原则，除此之外，还应包括以下几个方面的工作内容：
编制立卷类目：这是文书还没有形成以前，根据单位工作活动和文书形成规律，对一年内可能产生的文书事先编制成的一个文书管理方案。它既是平时文书归类的依据，又是文书立卷前的重要准备步骤。立卷类目由类别和条款组成，其中类别的划分方法有两种，一是按组织机构分类，二是按问题分类；每一类下面是条款，条款就是将要形成的一组具有密切联系的文书的标题。有了条款，文书一来就可对号入座，避免了零乱堆积，查找、保管、统计都十分方便。
平时归类：立卷类目编好以后，要为立卷类目中的每一个条款准备一个容器，并随时将办理完毕的文书归到有关的条款中。使文书能够随时办完，随时集中保管。
: b& k) ~  j0 P2 W6 X调用：对已归类的任何一份文书，要能随时调出，为单位各项工作利用。
立卷：将办理完毕的具有查考保存价值的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，就叫立卷。这项工作一般在年终或次年的年初进行。经过平时归类工作，文书都集中到了相应的条款，在正式组卷前，对每个条款内的文书再进行检查调整，使具有相同特征(文书的特征有六个，即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征)的文书集中到同一个条款，通过鉴定，使每一个条款内文书的保存价值大体一致。没有保存价值的剔除销毁。这样，每一个条款内的文书基本上就是一个案卷或者数个案卷，装钉成册后，再写上案卷标题(案卷标题要尽量指明卷内文书的作者、内容和名称)， 立卷工作基本上就完成了。立卷是文书管理工作的重要内容。
( Z3 N- u# `9 y- g' f归档：是把立好的案卷按规定的制度移交档案室集中保存的工作。立卷归档代表着全年文书管理工作的结束

一、决定
(一)学习目标
如何拟写决定。
' r4 h" M, B  A* g7 o; r+ p(二)决定的拟写
1.表彰与处理决定的拟写
　　表彰与处理决定主要用于表彰对社会或对本单位做出了重要贡献的先进个人或先进集体；或用于批评处理个人或集体的违法乱纪行为。无论是表彰决定，还是处理决定，都是重大的带有全局性影响的事项。
　　表彰决定的正文由四部分组成：被表彰者的身份、事迹，对被表彰者的评价，表彰决定，希望与号召。
　　被表彰者的身份、事迹：主要写明被表彰者的姓名、职业，以及英雄模范事迹。事迹部分的行文应丰满、具体；
评价：是指对被表彰者的评价，应中肯而准确；
7 K" d* v; \* u* m3 d表彰决定：是发文单位对被表彰者精神或物质方面的奖励措施；
　　希望与号召：即用简短的语言提出向英雄模范人物学习的号召。
处理决定正文的开头写明针对的事件、当事人的问题；然后分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等；最后写明处理意见并提出希望。
5 D* t6 a# ]) k* j- c　
例文：表彰决定
××厂关于授予×××、×××
. `5 Z9 s8 P  f7 x7 s4 j0 r  j0 ]先进工作者称号的决定
+ \' c" X5 n& R/ p7 \, _7 W×年×月×日
　
　　××车间技术员×××、×××在自己的工作岗位上，不怕困难，刻苦钻研……为全厂的技术改造工作做出了重大贡献，是全体职工学习的榜样。为此，经研究决定：授予×××、×××先进工作者的称号，并颁发证书。
希望全厂职工，向×××、×××同志学习，为超额完成今年的生产任务而努力工作。
　
( A2 J% Q, [+ R0 v: t9 w　　2.知照类决定的拟写
. M# }8 }( d9 e, y" s# `　　知照类决定多是较简要地记述决定事项，传达给有关范围，一般没有执行的具体要求。因此，其正文一般由决定根据、决定内容两部分组成。
　　决定根据：是指作出决定的会议、机关、政策根据或事实依据。
　　决定内容：指决定的事项，往往分条列项写明。
知照类决定的使用范围较广，诸如对一件具体事项的决定，机构设置、调整与撤销的决定等，都属于知照类决定。知照类决定的特点是重在宣告、知照，只要求有关部门或人员知道就行了，没有执行的具体要求。
! g' ^* x  _  J　
( j) h% w3 j& C. E, F8 ]6 t9 ]　
例文：知照类决定
& w% `3 M3 I1 q3 L　
七届全国人大一次会议关于设立海南省的决定
(一九八八年四月十三日七届人大一次会议通过)
　
/ k3 A5 H. o+ s: w4 R2 g. a　　第七届全国人民代表大会第一次会议审议了国务院关于设立海南省的议案，决定；
　　一、批准建立海南省，撤销海南行政区。海南省人民政府驻海口市。
　　二、海南省管辖海口市、三亚市、琼山县、文昌县、万宁县、屯昌县、……
6 T4 }  E! H4 G1 n! m　
　　3.任免决定的拟写
+ n1 P1 @9 K1 J3 M# y( }7 H$ F( x　 任免决定的正文比较简短，只写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务即可。
; Y# L7 u. I" a! P# A1 L(三)相应知识
　　决定是对重要事项或者重大行动做出安排时使用的文种。是一种重要的领导性、规定性文书。决定按其用法可分为指挥性决定、表彰与处理决定、知照类决定、任免决定。决定在机关、团体、企事业单位使用频率较高。
' ]" V9 ?) E+ z' m0 a(四)决定的拟写注意事项
　　1.决定正文的结构安排应根据决定篇幅的长短、事项的复杂程度等来决定。凡内容单纯，不需阐述说明的，用一段式的写法。如：知照类决定、任免决定都可采用一段式的写法；如果内容较多，且需要阐述说明的，可用分条式或分题式写法，指挥类决定，表彰与处理决定应采用此种写法。
2.决定的文字要简明，语言要准确，词语不能引起歧义；决定的事项要写得明白、具体，便于实际操作。
7 V0 e9 t  C' q9 |- s二、指示
, ]3 S. {9 ?6 p( p(一)学习目标
0 E3 |9 ?# t3 p4 O如何拟写指示。
(二)指示的拟写
　　指示的正文一般包括三个组成部分：指示的缘由、指示事项、执行要求。
　　指示缘由：主要写明为什么发指示，然后往往用一句过渡语，如："特作如下指示"转入指示事项部分。
+ ~( B. N  H' r7 u$ M5 q　　指示事项：即指示的具体内容，一般应分条列项叙述。
; l, Q9 M0 W+ V, u: F& a7 h' z( c　　执行要求：指示正文的最后用简明的语言提出贯彻执行的具体要求。
/ ]/ T) R) E/ d0 j(三)相应知识
! ?. Z$ H0 o0 f" E　　指示是上级对下级布署工作，阐明工作活动的指导原则时使用的文书。它是上级对下级布置重要工作和指导执行政策时发布的一种领导性文书。指示带有法规性，并具有很强的约束力。指示的内容一般是根据法律、法规以及有关的决定精神对下级布置工作，是完成某项任务，解决某项具体问题的依据。有的指示本身就是政策规定。指示一般侧重于原则、方法、步骤、措施、策略方面的指导，针对性较强。实际工作中，企事业单位使用指示的情况较少。
) b5 i/ f6 j* ^" K(四)拟写指示注意事项
1.指示的内容应该与上级的有关方针政策相一致。
2.指示的语言要精练，条理要清楚，措施要求要具体。
, U6 m5 y4 d% I, j. v* t. R　
# k2 q+ k4 H0 I' i例文：指示
8 J& j" x  n  y　
中共中央、国务院关于深入扎实地开展绿化祖国运动的指示(节选)
) g$ d% h* i" H! N6 g$ ^7 c) n(一九八四年三月一日)
: h/ j  _2 y- ?4 f$ b6 _　
　　近几年来，绿化祖国的群众运动，正在中华大地上蓬勃展开。随着中共中央、国务院《关于保护森林发展林业若干问题的决定》和五届全国人大第四次会议《关于全面开展义务植树运动的决议》以及有关政策的贯彻执行，全国植树造林工作取得了一定的成绩，积累了不少好的经验。在农村，给五千万农户划了二亿五千万亩自留地，80%的社队落实了山权林权，建立了林业生产责任制，林业专业户、重点户应运而生，新的林业合作经济开始出现。但是，我国森林覆盖率低，荒山荒地也很多，而绿化祖国运动的发展也很不平衡，造林质量不够高，一些地方乱砍滥伐，破坏林草植被的现象还相当严重，绿化祖国的任务仍然十分艰巨。为把这项治理国土、造福子孙的伟大事业继续推向前进，做到一年比一年好，一年比一年扎实，以适应社会主义现代化建设的需要，特作如下指示：
" t; a" B! ~' V. H　　一、进一步提高对绿化祖国重大意义的认识。……
- k8 P. x! {$ O3 [" L' m2 ?- o　　二、扩大视野，因地制宜，加速绿化。……
　　三、放宽政策，建立和完善林业生产责任制。……
　　四、积极支持林业专业户的发展。……
　　五、深入开展全民义务植树运动。……
( W$ Q1 a6 X4 i7 E$ j8 }9 p　　六、切实抓好种苗，保证绿化需要。……
　　七、认真保护林草植被。……
　　八、讲究科学、注重实效。……
　　九、自力更生为主，广辟绿化资金渠道。……
　　十、切实加强对绿化工作的领导。……
　　中共中央、国务院要求各级党委和人民政府都要十分重视绿化工作，进一步动员各族人民，知难而进，坚持不懈，为加速绿化我们伟大的社会主义祖国，尽快改变山河面貌而奋斗
三、批复
4 W% d' q8 t( Y5 a(一)学习目标
如何拟写批复。
(二)批复的拟写
1.指示性批复的拟写
/ K* N4 t& d, c- s　　指示性批复的正文由三部分组成：批复依据、批复内容、针对批复的问题提出原则性指示。
/ V- m7 ^! X; j* y& [9 v　　批复依据：即指明根据什么来文，一般引用来文的标题或发文字号，如："你单位×年×月×日关于××的请示收悉"等；
- y" z# D6 _+ V& {　　批复内容：是针对来文的内容进行答复，写明对所请示事项的态度和意见；
9 L" @3 w# S3 e9 E! `　　针对批复问题提出原则性指示：这是指示性批复的特点，一般针对重要请示单位领导要进一步指明来文所述问题的意义和重要性，强调指出其中需要特别注意的问题或提出补充意见。
0 k% N$ K) u8 d' ?/ Q批复一般有贯用结束语，即"特此批复"或"此复"，另起，不注标点。
　
　
- ?( B3 @$ C$ o例文：指示性批复
3 |! Q5 g, I4 c2 S, H8 }, n- [# R　
# ^; W5 x- e4 H0 _8 P' B7 F国务院关于将辽宁蛇岛、老铁山
" V; i$ R4 q0 m划归国家重点自然保护区给辽宁省人民政府的批复
　
% b7 d& q4 X2 [& Y  E( [辽宁省人民政府：
4 G( W9 J+ r( F% o, H7 P) _+ a　　省辽政发〔1980〕190号文收悉。国务院同意将蛇岛、老铁山候鸟停歇站列为国家重点自然保护区，由你省环境保护部门归口领导。
　　蛇岛盛产蝮蛇，是研究海洋岛屿生态系统和蝮蛇生态学的理想基地。蝮蛇及蛇毒有很高的医药和经济价值。老铁山是候鸟迁徙的重要停歇站，每年有大量的多种珍贵候鸟经过这里停歇，认真管理好这个地区，对于保护候鸟资源有着重要意义。请你省建立必要的管理机构，搞好保护区的规划和科学研究，按自然保护区的要求，采取有效措施保护候鸟和发展蝮蛇资源。保护区所需人员编制、经费、物质(资)、设备等应纳入省的计划。
　
/ e1 S8 |  q2 a% O. e　
中华人民共和国国务院
一九八○年八月六日
　
- H4 k7 a! t6 ^$ f+ S. Q　
　　2.表态性批复的拟写
6 p  `" B) }# Q8 @表态性批复的正文由两部分组成：批复依据和批复内容。这类批复只对请示事项表明态度，同意或不同意。实际上是按规定完成某一事项的法定批准程序。
  ^$ l8 M$ v2 c, g* y7 T$ Y. z　
) K/ g7 [4 E3 r$ M' x例文：表态性批复
0 g7 m' W. a8 H4 b- N8 I　
××总公司
关于××分公司开发××产品的批复
　
9 k" C9 i, \  m5 l: e" X××分公司：
四、通报
(一)学习目标
0 j& l7 L4 w4 Z  G& p7 k如何拟写通报。
- d; K" N/ W& f+ B% T+ R(二)通报的拟写
　　1.表彰性通报的拟写
4 y9 v& G! ^( S( K  s　　表彰通报主要用于表扬好人好事，从正面树立榜样，弘扬其品德与精神，推广其先进经验和做法，树新风，明道德，互相学习与促进，推动或改进各项工作。
　　表彰通报的正文，通常由主要事实、分析评价、表彰决定、希望与号召四个部分组成。
　　主要事实：是指通报事件发生的背景、经过，包括时间、地点、人物、模范事迹；
　　分析评价：主要是分析阐述受表彰者的可贵精神和教育意义，即对受表彰的对象进行评价和肯定；
　　表彰决定：是对先进单位或个人在精神上与物质上的奖励办法；
( Q+ k1 s3 p0 k; U% H　　希望与号召：是发文单位向有关单位或人员提出向先进学习的号召，以此作为全文的结束语。
　
' ^9 ^# N; `' h5 P1 @9 r- F5 {1 Z例文：表彰性通报
　
$ `2 G- r* f1 @& j) p) C1 B××厂关于表彰
5 }( V9 l) t' }0 B' w×××同志拾金不昧的通报
# P* C. j6 s: U* R　
" ^& g: d0 Z1 j- Z( a) E我厂退休职工，共产党员×××同志，于×月×日拾到人民币两万元，虽然×××同志爱人长期瘫痪在床，家境比较困难，但×××同志不为重金所动，将拾到的钱款如数交到××派出所。×××同志在金钱面前，体现出的高尚品德，受到了广泛的称赞。
; @6 U$ L4 G6 u4 G为表彰×××同志拾金不昧，本厂决定奖励×××同志500元奖金，并在全厂通报表扬。
希望全厂职工，尤其是共产党员，向×××同志学习，树立良好的道德风尚，为两个文明建设做出贡献。
　
  b& K3 b4 }7 R: R0 K" B+ N: n" u3 S　
×××厂
/ D( g5 q% a; y, K×年×月×日
　
　　2.批评性通报的拟写
+ s  I  F: K! D8 w　　批评通报用于在一定范围内批评不良的人和事，归纳教训，引以为戒。
　　批评性通报的正文由四部分组成：主要错误事实、对错误和事故的分析、处理决定、希望与号召。
; }8 w! k) ?4 I& E. z　　主要错误事实：即写明事故发生的前因后果，包括时间、地点、人物、错误事实，主要过程。
　　对错误和事故的分析：即找出产生原因，指出其性质、危害及造成的恶劣影响。
　　处理决定：即对当事人的处罚办法。
- o% [" h4 Y, Y, A希望与号召：向有关单位或人员提出警戒，避免类似情况的发生。
, P( v: G3 l. P5 ?- p- q　
　
' E/ U* \7 U  P9 O! ?例文：批评性通报
3 |+ {, R+ L, R$ V　
( T% T: a) |+ h" V4 d# i/ s1 Y$ w! y××市食品酿造工业公司关于××食
3 H% }- ]3 n) u品厂司机×××私自开车去北戴河游玩的通报
　
公司所属各单位：
, q: ^+ g' m% f  J/ K　　今年×月×日晚，××食品厂司机×××以磨合汽车为借口，私自做主开"630"食品防尘车带着五人从××分厂去北戴河游玩。于××日早八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回。往返行程六百多公里。
4 S2 U/ W; R' V5 d×××此次私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机×××予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交去北戴河全程所用汽油费。
望各厂接此通知后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂必须加强对车辆的管理，建立健全各项规章制度。今后磨合车，要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合；车辆存放要指定地点，严格限制去外省市。努力使车辆管理工作提高一步。
& p8 ]( K8 K0 W: X: q　
: j9 f" J# ?3 X" @5 ^××市食品酿造工业公司
×年×月×日
　
' u4 w5 _7 t3 }+ _　　3.情况通报的拟写
　　情况通报用于传达上级的重要精神或某一方面工作的重要情况，指出工作的重点或必须关注的问题。这类通报的特点是具有强烈的时间性，对于统一认识，推动当前工作，具有重要作用。
( `0 c" Y5 N. [　　情况通报的正文包括两部分：情况介绍、情况分析。
　　情况介绍：即把通报的情况、信息、事实、材料等如实反映出来。
情况分析：即对通报的情况做必要的阐述、评价，有时还可针对具体问题提出一些指导性的看法。
(三)相应知识
　　通报是表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况时使用的文书。通报按其用法有表彰性通报、批评性通报、情况通报。通报一般用于具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，借以对人们起到示范、教育和警戒作用。通报还可以起到沟通消息、互通情报的作用。通报的使用范围：上级对所属下级可发通报，本单位也可对各内部组织机构和有关人员发通报。
% P1 }6 a( s/ }/ [) X+ [　　(四)通报拟写注意事项
3 |9 ~; }. G/ \' G* y$ Q　　1.选材要典型，要具有普遍意义。表彰先进要有感召力，批评错误要有警诫作用，确保行文的积极效果。
( B! Q8 J7 G7 |% S7 m　　2.事实准确、具体，评述恰当。通报的事实部分行文要丰满，成绩讲够，事迹摆足，问题不隐瞒，不缩小。评价部分要进行科学分析，不妄加推论。
3.通报具有强烈的时间性，起草、印制通报要及时迅速，以起到宣传教育、推动工作的作用。
五、拟写通用文书的一般注意事项
　　(一)要懂得文书的分类
4 |' D( A1 d4 ?) U! q1 c　　文书的使用范围十分广泛，各种性质、各种类型的机关单位在工作活动中都会产生和使用文书，适应各行各业进行各种业务活动的需要，文书的种类也很多。为了保证文书工作的顺利进行，有必要对各单位常用的文书进行分类。常见的、基本的文书分类，主要是从文书的来源、作用、行文关系、处理要求等方面来划分。
5 W' u, ^) t4 }* u　　1.从文书的来源上分，一个单位的文书可以分为对外文书、收来文书、内部文书。
& k4 h% R1 g. I. D8 A　　对外文书：简称发文。是指本单位拟制的向外单位发出的、作为传达本单位意图时使用的文书。如：本单位向下属单位发出的指示、通知等。
- L' M3 K  Z; \3 D　　收来文书：简称收文。是指由外单位拟制的、作为传达其单位意图发送到本单位的文书。如：上级发送来的指示、批复，下级发来的请示、报告等。
6 W+ a. e3 g7 p- L' [1 I　　内部文书：是指本单位制作的供本单位使用的文书。如：单位内部的规章制度、会议记录、工作计划、工作总结以及内部的通知、通报等。
( V, K! C. W! j7 Q4 j　　需要说明的是，发文、收文、内部文书的划分不是绝对的，有时内部文书如计划、总结等也需向上级报送或与其它单位交流，有时收来文书又需向外转发。
　　2.从文书的作用上分，有指挥性文书、规范性文书、报请性文书、知照性文书、记录性文书。
! X4 S* [/ @$ N& q/ t+ r( P　　指挥性文书：它是上级制发的，作为领导和指导下级工作的文书，需要下级认真贯彻执行。如：命令、指示、决定、批复等。
' y+ I* s2 f. g) P　　规范性文书：是指由机关、团体、企事业单位制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的文书，有较强的规范性和强制性。如：章程、条例、规定、办法、细则等。
) t6 Q9 D0 R1 H; U$ N$ `1 p$ o/ r　　报请性文书：是下级向上级报告工作、反映情况、请示问题的文书。如：请示、报告等。
　　知照性文书：是机关单位发出的需要周知或遵守，以及各单位之间通报情况、联系工作时使用的文书。如：公告、通告、函等。
! U7 Z* G& J" m: Y# e　　记录性文书：是指各单位用以记载、归纳公务活动以备查考的文书。如：会议记录、大事记等。
　　3.从文书的行文关系上分，有上行文、平行文、下行文。
　　上行文：是指下级向所属上级发送的文书。如：请示、报告等。
　　平行文：是指平级或不相隶属的机关单位之间的行文。如：公函、通知等。
　　下行文：是指上级对所属下级的行文。如：命令、指示、批复等。
　　4.从文书的处理要求来看，可作多种划分。如：从内容处理要求分，有需办件、参阅件；从时间处理要求分，有急件、平件；从保密处理要求分，有秘密以上件、普通件等。
# A2 R. K+ {, s9 K0 O+ t3 a8 u　　(二)要了解主题词及主题词标引
　　1.主题词
4 e3 W% e$ C6 R% h1 \- @　　根据《国家行政机关公文处理办法》第十条第十款的规定：法定公文应当标注主题词。其它文书亦应参照执行。
; k. l5 M. `4 S7 X　　主题词(正式主题词)又称叙词，它是将自然语言中的名词术语经过规范化得出的词或词组，在标引中用以表达文献的主题概念，在检索中用它组成提问式，以表达检索的要求。除正式主题词外，还有非正式主题词。非正式主题词又称非叙词，是正式主题词的同义词或准同义词，不能用于文献的标引和检索，只起指导作用。
" P8 s- |1 V! L, C　　文书标注主题词的作用是：提高检索、查询速度，有利于文书管理的规范化、系统化、科学化。
' ?: [, U/ k* `7 D" S　　2.主题词表
　　主题词表又称叙词表，它是将文献、标引人员、利用者的自然语言转换成规范化的检索语言的一种词汇控制工具；它是概括各行各业或某一学科领域由语义相关、族性相关的术语组成的规范化的动态词典。一般由说明、字顺主表及附表组成。
　　主题词表按性质可分为综合性主题词表和专业性主题词表两大类，如《汉语主题词表》属综合类。《国务院公文主题词表》等属于专业类。
7 P; g% G) O1 |9 M5 S2 K　　文秘人员在撰写文稿时，应使用主题词表中的规范化的词。
　　3.主题词标引
! [+ e8 f& L% K! I$ ?- x　　(1)标引及主题词标引概念
　　标引，是将文稿进行主题分析，将分析结果，用一定的检索标识记录下来，作为存储和检索的依据，这一处理过程，称为标引。主题词标引是对文稿的主题内容赋予主题检索标识--主题词的过程。
) q- X% m2 e4 U; M　　(2)标引工作的要求
　　①按照有关规定进行标引。文稿标引必须遵循标引的规定与规则，才能确保各单位在标引工作上的一致性，克服各自为政的现象，提高标引工作的质量。文稿主题标引应以国家标准GB3860-83《文献主题标引规则》为准绳，按照《国务院公文主题词表》并参照《汉语主题词表》进行标引，使标引工作标准化、规范化。
　　②标引工作应当做到：对文稿内容的分析要全面、深入，判断主题要准确，不遗漏文稿中有查考利用价值的信息；在标引上要正确运用检索标识，提高专指性，恰当地表达对文稿分析结果形成的主题概念，既要有一定的深度，又要有所选择和取舍；对同一概念的标引，赋予的标识要前后一致。
　　(3)标引人员的素质
　　文稿标引的质量不仅与标引规则、标引方法、主题词表本身的质量有关，而且受标引人员素质的影响。标引是标引人员赋予文稿以检索标识的过程，也是从文稿中获取有价值信息的过程，因此，提高标引质量的措施之一，就是要提高标引人员的素质。
/ ~! h$ _9 M' R% g  N　　首先，标引人员要有一定的检索知识，要懂得检索语言和检索理论，熟悉所使用的主题词表、标引规则、标引步骤和方法，掌握标引工作技巧。
　　其次，标引人员应具备本专业的知识，标引时能恰当地选取表达本专业的主题标识。
　　再次，标引人员要有一定程度的汉语水平。
. Z* l+ o" b* @& ~　　(4)标引规则
* z+ j6 C# a0 w5 t" c　　①一般标引规则
　　以《国务院公文主题词表》为例，主要有以下四点：
4 i2 r  O% ^* ?　　第一，数量规则。一份文书的标引，除类别词外，最多不超过5个主题词。
  ]) Z% o5 L' a6 `# |9 F" T! e　　第二，格式规则。主题词在文书的抄送栏之上，顶格写。主题词后用冒号，各主题词之间空一格，不用标点。
$ I' w1 h0 V) ~0 u0 D2 b$ g8 N　　第三，排列规则。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文书内容的词，最后标反映文书形式的词。如《××县人民政府关于开展春耕生产工作的指示》，先标类别词"农业"，再标类属词"春耕生产"，最后标上反映公文形式的词"指示"。
& ~/ u2 x: h2 [6 o　　第四，选词规则。选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主题词，且能直接地、客观地反映出文书所论述的主题，其书写形式要与词表中的词形一致。
# o* W9 S  \) x8 C' f6 L% z% u　　除上述之外，标引时还应遵循下列要求：
　　第一，标引的主题词必须选用主题词表中相对应的、最专指的能够准确反映文稿主题概念的主题词进行标引，一般不得用上位主题词或下位主题词标引。
- Y& \/ H. u" y　　第二，文稿主题概念能用单个主题词表达时，则必须使用单个的主题词标引，不得使用组配形式。反之，当没有相对应的、专指的单个主题词时，则可以选用两个以上的主题词进行组配标引。
, u1 ]5 X; N6 m7 N9 p3 P1 [- f( I　　第三，如果组配仍无法达到要求时，应选用最直接的上位主题词或近义主题词进行上位标引或靠词标引。必要时也可以选择适合的自由词标引。
! t( X" A0 {7 E7 V第四，如果上位主题词或近义主题词仍不适用时，标引人员不必囿于词表，应根据揭示文稿主题内容的实际需要，增补新的主题词。新增补的主题词必须是：在本专业领域内经常出现的，具有较大的检索意义的基本名词或词组；具有较高的使用频率，或今后有可能大量出现的名词或词组；具有相当的研究价值，表达文稿主题内容组配能力较强的词汇；词义明确。
1 I! T, Z/ B/ r! k②组配标引规则
　　所谓组配，是指在标引时，通过两个以上的主题词的合理组合来描述一份文稿的主题。组配一方面能提高专指性，另一方面又能避免误差，提高检索的查准率。
% F& p3 m5 Z$ }1 ~4 h2 @" b2 t. j" k　　组配的类型有两种，一是概念限定组配。即凡是有限定关系的主题词，可以进行组配。所谓限定关系，是指主题词的概念之间，一个概念对另一个或几个概念起限定作用的一种概念关系。这种限定关系表示事物及其方面的关系，整体与部分的关系。例如：文稿的主题是档案学的性质与任务，则应以下列方式进行限定组配：档案学--特性、档案学--任务，前一个主题词是主体，后一个主题词是限定，两者组配后形成一个新概念。这个新概念表示该事物的某一方面或某一特称，从而使这两个词的概念具有更高的专指性。组配的另外一种类型是概念相交组配。所谓相交是指两个概念之间的内涵不同，而外延则部分重合的一种概念关系。主要表现在同级主题词之间，进行相交组配，形成一个新概念。例如：工人与工程师之间可以组配出"工人：工程师"。
$ s# y5 \" J, l( n6 ^( E8 b　　组配的要求是：
　　第一，组配必须是概念组配，而不是单纯的字面组配。所谓概念组配，是指几个相互组配的主题词之间，在概念上必须有某种逻辑关系或语法关系，才能进行组配。例如：孔雀电视机，字面组配为孔雀--电视机，概念组配则为孔雀牌商品--电视机。
　　第二，组配不能越级组配，只能选用与文稿主题关系最密切、最邻近的主题词进行组配。
　　第三，组配结果，要求概念清楚、确切，只能表达一个主题含义。
　　第四，组配使用两种符号："-"用于限定概念之间的组配；"："用于相交概念之间的组配。
　　(5)标引的操作程序
7 T  M5 U1 ]3 p( G- i9 \6 a　　①审读文稿。标引一份文稿，首先是从审读文稿开始，目的在于了解文稿所论述的中心内容和研究对象，进而确定主题。文稿的正文是确定主题的主要依据，标题也具有一定的价值。
& a( t4 A' F3 i; i　　②分析主题。在审读文稿的基础上，进一步对文稿进行概念分解和概念综合，从而弄清楚文稿的主题内容，形成主题概念。
# f4 r, o- w1 n( r6 ?& ^' C　　③查表选词。确定主题概念之后，应通过查阅公文主题词表，将确定的主题概念转换成词表中的正式主题词。
④标引。确定了选用的主题词，并明确了各主题词之间的关系以后，即标在文稿的抄送栏之上。
& P9 @% u) E. b) e" K$ s3 N. j" q$ o

一、计划
(一)学习目标
如何拟写计划。
(二)计划的拟写
/ R/ l2 W! K7 X3 z: ?　　1.文书式计划的拟写
: l3 w) y. P# [5 |+ i! \　　文书式计划是按文书撰写格式和要求拟写的计划，是相对于表格式文书而言的。
　　文书式计划一般由标题、正文、署名三部分组成。
( z/ F, Y2 x# o3 M　　标题：一般包括单位名称、计划适用时间、事由和文种四项。如果是讨论稿或征求意见稿，要在标题后面或下方用括号注明。
9 e$ B0 X, R2 Y! S6 D+ V正文部分：是计划的主体，其主要内容包括前言和计划事项两部分。前言，主要说明制定计划的目的、依据；计划事项部分主要写明工作任务及要求、指标；主要步骤、方法、措施；分工、完成任务的时限及其它有关注意事项。
署名和日期：写在正文的右下方，日期要写全年、月、日。
　
例文：文件式计划
4 r* ^6 K3 n7 ~6 H××种籽分公司×年第一季度工作计划
# G9 b0 Z: b4 _( a+ n( \　
　　根据总公司的安排，为搞好我公司今年第一季度的种籽工作，特作如下计划：
- ~& J& V$ _9 o5 R) I* u　　一、任务与要求
　　(一)搞好种籽调查工作。具体要求：
　　1.就地挖潜。……
' o0 [% o6 l) ~　　2.利用冬季时间，组织技术力量，在合理解决报酬的基础上，开展室内育种…
　　3.调查各种作物品种分布情况。……
: X  u9 X+ ]  ^' S& B9 `9 C　　4.加强贮备种籽的检查。……
1 _2 S2 C. T: K3 t+ W　　(二)积极解决水稻种源问题。……
: J, v  J4 ]. ~: ^' F3 i　　(三)搞好良种推销工作。……
　　二、实现措施
　　(一)于一月上旬召开全公司职工大会，布置具体任务。……
) b1 ]0 b+ r1 A, A- w2 g" f　　(二)抽调10名职工到外地协商种源。……
　　(三)抽调15名职工到××、××推销良种。……
　　(四)解决好与粮食、检疫以及铁路等部门的关系问题。……
　
, S4 e" q; T& R: h××种籽分公司
×年×月×日
& n: }- {; E- a/ h　
　　2.表格式计划的设计
& `+ n# L* R( e　　表格式计划要求把计划的内容分解成若干项目，填入相应的表格栏目中。这种计划适用于工作比较固定，工作内容、方式、方法变化比较少的工作。
表格式计划的栏目设计一般包括序号、工作内容、时间要求、承办单位、责任人等项。
　
例文：表格式计划
( ?6 g; I% Y4 p( G3 w$ W1 q) w9 @××厂×年×月生产计划
7 C6 V; ?0 B% ~( m　
5 ~& c2 L' `9 @/ \8 |3 B×年×月生产计划
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车间        生产任务        完成时间        责任领导        责任人
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3 ^1 B& O; d3 g7 {$ j　　3.表格与文书相结合形式的计划拟写
* \* q* ~# _" L8 p( C$ ?1 z; ^生产、经营计划多采用表格与文书相结合的形式。此类计划由两部分组成。一部分为计划表格，另一部分为计划的编制说明。编制说明部分使用文书式，主要是对计划的背景、依据、目标、执行原则、具体安排、措施方法等作出介绍和说明；而生产和经营涉及的一系列指标和数字这部分内容，则用表格式。
' ^* D3 Z; Y2 G7 U# B; O(三)相应知识
- C* E2 M( k0 x7 g% {1 v　　计划是对一定时期的工作，于事前作出的筹划和安排所形成的书面材料。它的内容是尚未完成而将要完成的工作。平常见到的"××要点"、"××规划"、"××方案"等，也都是计划性文书。计划是企事业单位常用的文种之一，要想使拟制出的计划符合实际情况，便于贯彻执行，就必须做好深入细致的调查研究工作，将上级的有关方针政策和本单位的具体情况有机结合，既不能好高骛远，又不能墨守成规。
; o. P/ H, n% P: T" T7 f& r8 G　　从拟写格式来讲，计划有文书式、表格式、表格与文书相结合的形式三种。
/ ]2 p5 Q8 o, R! Q- ]# T# I: Z(四)计划拟写注意事项
' e2 d9 o2 D( j! t  G4 Q1.计划的拟定要符合实际，要便于操作。
2.计划的语言要简明扼要，条理清楚。
二、简报
(一)学习目标
如何拟写简报。
(二)简报的拟写
　　简报的格式具有规范性。整体来说是由报头、报核、报尾三部分组成。
　　报头占首页上方三分之一左右的位置，居中以醒目的大字标明简报的具体名称，如"工作简报"，名称正下方是简报的顺序期号，期号的左下方是编发单位名称，右下方是印发日期，最后以一条横线将报头与报核隔开。
9 p8 v2 S$ t' p7 |　　报核是简报的主体部分，由标题、正文、出处或作者组成。有时在标题的上端加一段编者写的"按语"，以说明编写这份简报的原因、目的，或对文中所列事项进行评价。简报的标题不同于一般文书的标题，而类似于新闻报导的标题，要求鲜明、简洁、醒目。简报正文的写法没有固定格式，因为简报的内容包罗很广，有工作通讯和消息性质的；有工作方法和经验介绍性质的；有反映工作中遇到的新情况、新问题和典型事例的，等等。所以写法也是各种各样的。但总的要求是观点鲜明，材料精确，条理清楚。如果正文是编辑现成材料形成的，要注意选材，如果是采写而成的，要注意提出事实，概要说明道理。正文的末尾注明出处，或采写者姓名，报核完了，在最后一页的末尾用一条横线与报尾隔开。
6 P& Z" l- x" f( H" v6 M: G# i报尾在末页下端，在两条平行横线之间注明发送范围、印发份数等。
　
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. `, I/ D: b1 r$ M7 R# [例文：简报
3 ^" Z( m8 n  W0 q' }工作简报
第×期
　
厂长办公室 ×年×月×日
　
迎回归 举国欢庆
抒情怀 万人签名
--"××杯"庆九七香港回归万人签名留言活动圆满成功
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0 P1 h) K+ }9 E& V0 A+ V4 R; b为了表达我厂4000多名职工对香港回归的美好祝愿，我厂与市委宣传部、团市委共同举办了"××杯"庆九七香港回归万人签名留言活动。活动于6月7月上午在市青少年宫、××厂、××商厦、××大厦同时举行。签名活动得到了市委、市政府的大力支持和省、市新闻媒体的广泛关注。
% X* o1 H; ^  P! {% t6月7日清晨，在青少年宫主会场，锣鼓喧天，人潮涌动。市委、市政府领导和省文化艺术界知名人士参加了签名仪式。……
仪式结束后，省市各届人士纷纷在长卷上签名留言。××厂长以＂香港回归，人民心愿＂的题词道出了我厂4000名员工的共同心声。……
　
送：××局办公室
厂内各部门
(共印30份)
　
3 m5 e9 ~% ]! W(三)相应知识
; h5 b! }% q, _　　简报是对工作情况的简要报道，它是以沟通情况、交流经验为主的常用文书。简报的特点，一是简。即简明扼要，表现为内容集中、概念明确、篇幅简短、文字凝练；二是快。简报类似新闻文体中的"消息"，讲究时效性。简报所反映的情况和问题，都应当是近期发生的，这样便于有关部门及时迅速地掌握动向和趋势，及时作出判断；三是真。简报是向有关部门反映情况的，很多部门会根据简报反映的情况作出决策。因此，简报内容一定要真实可靠，特别是时间、地点、具体数据一定要经过认真的核实，不能道听途说，更不能想当然。
1 G  u- j# j. W　　简报的种类有：
/ O  t) a2 S1 C( C3 D　　工作简报。这类简报主要反映本单位、本部门的工作情况和问题。这种简报不是有闻必录，什么都反映，而是要抓住主要问题，写最值得反映的东西，运用典型事例给人以感性认识。
% W/ t5 A* P! A7 f5 l8 O; u( n　　专题简报。关于某一项专门工作的动态、进展、经验、问题，或向上级反映，或通报有关部门，或同时发给所属基层单位，达到总结经验，推动工作的目的。专题简报带有专业性，范围集中，经验突出，写作具有一定深度。
会议简报。一般由会议秘书处或主持单位编写，用来交流会议进展情况，记载会上领导的重要讲话或与会代表讨论研究的决策性的问题。这种简报，随开会而用，随会议结束而终止，它密切配合会议的内容，出版速度很快。
(四)简报拟写注意事项
1.文字要凝练，篇幅力求简短。
2.内容要真实、准确，反应最新情况。
# C% H- A  B( y# l三、贺信
(一)学习目标
如何拟写贺信。
(二)贺信的拟写
　　贺信的组成部分是标题、受文对象、正文和签署。
% {- W% X2 ?0 }3 s　　标题：直书文种为标题。
* |8 A. u% S* V: M4 T0 x, j  `) ~3 ?　　受文对象：受文单位或个人的称呼，如果收信者是个人，应在姓名之后加上相应称呼，如"先生"、"同志"等。
　　正文：主要内容包括对对方成绩及其意义的肯定性评价，表示祝贺和向对方学习，希望或勉励。
9 g3 [% n7 D. Y2 e4 J; s2 y0 f+ R　　签署：在正文的右下方写上祝贺的单位名称或个人姓名，署名下方为年月日。
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例文：贺信
& n* q' V! I: @, z3 u贺　　信
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××厂全体职工：
　　喜闻十月二日是贵厂建厂30周年纪念日，谨此表示热烈祝贺!
　　三十年来贵厂全体职工发扬了艰苦创业、自力更生、增产节约、多做贡献的可贵精神，不仅为祖国的工业建设提供了新产品，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵厂在技术力量方面，给我厂以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心的感谢，并决心以实际行动向贵厂全体职工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。
8 h8 Z/ q8 c& _  ]最后，祝贵厂全体职工在四个现代化的新长征中取得更大的成绩。
" a: I5 ~- w3 g( G5 }　
　　此　致
　
敬　礼
　　 ××厂
# X! v. }4 g% Y, i% C; p- s　　　　　×年×月×日
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9 o% E' ~( o% c0 y; N(三)相应知识
贺信是为了密切企业单位之间、个人之间的关系，增进友谊，每逢过年过节常常要向对方表示祝贺；或为了庆贺重大胜利、寿辰、重要会议等使用的文书。贺信的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。它可以直接发给对方，也可以登报、广播。
4 i  Q/ J* }* R, z1 p(四)贺信拟写注意事项
1.贺信的语言要真挚、热情。
. w; t( m+ w# Z( Y  Q9 Y+ ~2.贺信的内容要简单明了、避免累赘。
3 E  k0 M4 _( J2 i四、慰问信
(一)学习目标
如何拟写慰问信。
( n% ~+ D# W( s5 E(二)慰问信的拟写
9 v5 W6 s( b5 A* k5 O" i8 J4 }6 I: |　　慰问信是由标题、受文对象、正文和签署组成。
　　标题：慰问信的标题有三种写法：一是直书文种为标题；二是由发信单位名称、受文对象名称和文种三部分组成；三是由慰问信的受文对象名称和文种名称两部分组成，如"致××厂全体职工的慰问信"。
9 L; z$ E: ?. M- u　　受文对象：写明被慰问的单位或个人的称呼，个人姓名之后加上相应的称呼，如"先生"、"经理"等。
　　正文：主要内容包括：写慰问信的背景、原因；概述受文者的先进思想、先进事迹及高贵品德；对受文者表示慰问及表示向受文者学习的决心。
4 H, W2 B7 f6 K0 |: x0 t1 P( J　　签署：在正文的右下方签上写慰问信单位的名称或个人的姓名，其下是写信时间。
　　(三)相应知识
慰问信是向做出贡献的，或遭遇重大困难和损失的集体或个人表示慰藉、问候、关心的专用信函，在企事业单位的交往过程中经常使用。
(四)拟写慰问信应该注意的问题
  |3 l4 H/ Z1 ]2 T慰问信的语言应感情深厚，诚恳真切，以使对方感受亲切关怀和温暖，受到激励，振奋精神。
　
  {8 y& Y3 T0 P1 e1 Y8 V. }4 s例文：慰问信
( S: m5 e; |8 E0 ?% ?慰问信
　
6 N8 ^8 a5 k  b+ H2 v××厂全体职工：
　　值此新春佳节来临之际，局领导向你们表示亲切的慰问。
　　在过去的一年里，你厂全体职工同心同德，团结拼搏，努力工作，取得了很大的成绩。……
　　为了完成生产任务，你们在春节期间不休息，冒着严寒，坚守工作岗位，不怕困难，艰苦奋斗……你们是全局同志学习的榜样。
9 e2 U0 D( U$ N! ?' g. M2 q　　希望你们继续努力，发扬拼搏精神，争取早日完成生产任务，为国防科技事业的发展做出贡献。
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- K& \# c1 e  z" C5 q: g/ L××局
3 l% F# H; U" A5 @2 u$ a; A×年×月×日
　
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我都要看啊 哇哇哇~~~~