办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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* y& b3 p# d5 x& W加强办公室建设与管理
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7 `9 C3 B! k9 X一、办公室人员岗位认知与基本职责
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0 [# l# b9 C, p# m9 O二、加强办公室建设
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* d- ?8 J7 g; k; V- t三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

2 w3 r. F0 \; M一、办公室人员岗位认知与基本职责

; b# \0 D5 T- v# T- ~7 L; o4 y( c（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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6 R! r; V$ }& u" |' F1 _联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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, N$ o1 ]. X( A1 J- ~行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

9 c* L1 Y0 V+ L9 ?+ K5 [一、办公室人员岗位认知与基本职责

! [# q1 W, f; k) _（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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) G' a, N' M& E2 @5 S$ a; n按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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$ ~  ]: _% Z" W1 O) A5 {办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

8 v' Y+ W2 E9 v; E: \综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

6 Z' j- U. \! u三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

, i( |8 z& Z: h& y, }3 X（四）办公室工作对人员的要求
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6 W. N* K7 f4 Y9 ~" [2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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9 \: P; ?' ^0 ]) U7 J三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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; J9 T' j' q) |) e( Q' i四、要讲工作效率。
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1 K- @/ q# t8 g4 u0 V（四）办公室工作对人员的要求
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9 }1 h( J4 y" V1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

! \( v& Y. Q( Y' m8 p政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

( H7 W1 p2 T, f0 a' G6 [! M) l责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

( b  [  E: Q, G- Y" }5 Q踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求
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, [' O- t3 I2 e; B, P3 J% x2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

4 b1 c9 a" t* g. {$ V6 j$ l思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

3 t' [1 j$ i$ ^" t. W（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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6 I8 a  v" Y) j, d4 f0 ~! V; f注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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* p% Y% |1 A" N; h: q意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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) S8 t2 X" W; G+ F% a4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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8 R3 Y; ?& c+ Y4 l5 }9 I# Q全局意识

责任意识

- m9 Y& o* P0 r% l4 M创新意识
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0 C. s4 m) U/ N( D8 H: K奉献意识

& h0 Y( d) Q+ y! p' v6 i) T0 x3 w信息意识
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程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
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6 O8 v) s) Q( o7 j1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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, f# \5 M9 m4 i) n他是否了解你的目标和意向?
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- _* L( M0 v/ z3 W9 j他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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3 N& U6 i" G; o, J5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

3 Z( P) W  V' K( C. D6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

3 Q& a& @: y% i2 B# P9 l- ^. J能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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. g/ O/ o' R9 F7 r2 G% O" c' F能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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# p' E- N( F* ?6 W: s  v1 F10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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0 G4 c% _8 P; N, h- Y* t# D你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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1 ~7 [% y( O* y& K; e, N4 e13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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( K7 R* o  m* C. i14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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- ^+ {: F: W$ o# b) Q3 p2 N; x是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

2 o. c0 z6 Q% h' R6 Q/ Y能否以书面或口头方式简要汇报情况?

) H& `/ f# K9 n* W8 |# s/ K能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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! f  F& A0 x9 V/ P+ q16．他是否按时完成每天的工作?

% q: {. Z" E1 G, O' K$ o# L9 J是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?

- ~& [  d+ X) t$ c1 J1 B能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

. D  D$ E7 P' X( ^' o20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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  p) z. U) C; t- c; G启示……
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- _( h1 l$ D( j+ A7 R, P二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向

$ L$ t# ~% C4 G  O6 M1、不断优化硬件和工作环境

  Z4 {; R3 F- [; ]4 s3 G2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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3 u; q0 j7 Y7 W. |3 `2 _% x良好的电话形象

; Z5 X; X- d. }( w. }良好的文字形象

$ h1 @8 l+ b% {+ Q. |9 W9 D良好的语言形象
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二、加强办公室建设
# \5 u( `+ |2 C/ ^0 l. J
6 A  `! b" b) @: t; ^0 {3 t2 X8 y: t（三）人人争作办公室受欢迎的人员

" t  z7 {" f/ }$ M# v8 b! X1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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0 n1 h( G8 ~) j, m% P0 J; i% a0 `2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

" ?+ L  p# M7 x6 J/ S2 h3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

4 f( ~# m! H( t6 z6 G5、随时让同事知道你对他的感激；

$ _( D8 b; N+ Y, ^6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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! A' T3 F/ X; ]/ U$ n（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

" p  I8 i6 O$ o0 T2、协助领导确定会议目标和议题
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% U9 Z- W- s. `0 x（1）确定会议目标
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# K1 T! L% ^6 t9 q; K0 V# v; B（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

8 v+ z0 C! l/ ]4 l5 k, ]& X（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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+ h* I  l8 H. I% G4 K（一）会议服务的基本内容

7 j9 w1 B. O9 Q( Y会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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4 J3 {5 E( O6 H0 a, v! l5、分工撰写会议文件
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+ c. r6 C: D. e3 Y5 O* X5 q6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~