浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

* ~+ P* X* s; D9 ?7 Z8 T　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
8 v  j1 F8 t/ O- a1 |0 I0 v
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性

" T- h: G1 D) l4 J; n# g　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性
* ?( u. E' D. u6 t: c4 s
　　（3）、辅助决策的原则
. a4 x( }# P. w3 M
  U8 T9 \$ ]/ d! G9 w; h　　超前原则

  ]) x4 R% H9 d8 p) Z- ~　　定位原则

/ m6 o! N! S0 B# ^( @: [* Q* l　　信息原则
) L4 ]5 E4 X0 J- @7 M7 f
! M7 p0 v) N" i+ ?! \+ O/ _　　谏诤原则
' |/ ~2 p. M" p( n6 }
/ p, k, \- c. O, L# m6 h　　（4）、辅助决策的过程
4 c$ X* s8 L8 _) P8 A
　　协助领导确定目标
2 O0 U8 Z5 s4 b: ]! Z
: e- E. X4 c" r( k9 R　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优

  H& |3 _3 \" R: |　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
% D$ f3 V" x. w
8 l1 ~9 z4 S. P9 Y9 n$ ^3 z& t　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
! B3 Y6 s- p2 U
0 n, V1 |, O2 Y! p, ?9 l　　从属性

　　广泛性
0 k" ]. \& h7 u+ c" X& q1 u/ z7 ~
* {0 d. N; R. U+ a4 h, W: s% l　　间接性

　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导

' x0 l* e* z, R4 X　　客观公正

$ u' n/ |& @' m/ A) d& J  @　　平等协商
: i' u5 S2 `# d, V- T! X; ]
* ]$ p% l* H* ]8 r. z　　注重整体
- `+ O) W1 N7 l; _4 m! q
, X5 @9 \& H) H6 w% h( e% x. E. h　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程
/ V* C$ C( ^5 A/ T
　　摸清情况

　　找出症结

　　恰当协调
1 |# [; t: W; R, }" \5 J
　　督促落实
8 `9 X+ J, U( }2 ]
　　检查反馈

0 p& _! x3 }( m: Z% p　　3、处理信息

1 R8 x7 t) K  L; y) j; A! U　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

6 M; d5 B' Y' J, T- |4 h& G* I　　（2）、处理信息的原则

8 y% z* p. Z2 \5 s% `. g1 I4 S　　及时性原则
3 n6 u* @6 T$ V: o
/ ?) l; o% r2 [2 O　　保真性原则
" B7 }/ ~4 V4 p
　　适用性原则

2 A4 _3 M1 ?! F, V5 s, d　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容
: \0 B" \+ [: q/ {& }- d
1 c1 y+ N9 C- D) ~$ u　　历史信息

! l5 {  F7 c5 m" L$ m! J0 \: `2 U　　上级信息

　　内部信息
+ C& [2 t; k: u  J! T
　　公众信息

　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
) _" n! E& y4 M
　　信息的加工
$ Q: R  X. E6 M3 x7 d/ ~8 I
　　信息的传递

　　信息的反馈
' n4 T$ ?' S1 u/ t' c4 l! [+ d
4 P* s9 x0 J  a　　信息的储存

　　4、办理事务

3 @/ v2 {6 G+ X  {　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

" T# e' N- a# t; b: G( s0 [　　（2）、办理事务的特征
, s1 E. e, r" T0 b, T% [- o% U
% Y+ b. b8 V0 }+ z( }: E$ g　　综合性

: j+ h2 @8 ~. T8 }5 ~$ Z, q　　服务性

　　繁琐性

　　突击性
1 t) d; E+ O- T
. B/ U: b% G- Q* p　　（3）、办理事务的原则
! U+ J  ]$ O' w: q2 G5 _
1 ], s6 s3 S3 e　　被动中求主动

　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
+ n. N* }& ]# u4 V
( W' h8 @- S: a! `" H7 w　　自然程序
0 u: {$ E& o1 ~5 J9 {# W
　　理论程序

/ @" K, r; k9 q4 [4 c# A　　指令程序

7 s1 R( x$ L, X　　法定程序

2 c4 Z/ o- T9 _0 }3 F8 }& X+ n　　技术程序
% a) s9 ^, _: G5 I$ Q
　　习惯程序
$ N, s1 ^5 _2 Y$ o5 u! m& l4 }
　　二、秘书的职责
. F" G9 B5 s& d　　大致也有以下11个方面：
% X8 D+ P  K+ H8 F* w- U! l
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
4 E$ `+ Y7 H' E* a5 A. D- f1 ~5 T6 u
& ?0 K" T; s: @+ l　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
7 V# C7 n+ t( q4 P
( d; M0 Y+ C9 j: j5 d4 j　　行政事务
3 C% n+ r1 ]# [5 p
0 {- C3 F/ c+ ?  r# T: o& F# G' l　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
; V- T  n3 H! A* O" Z  E( B
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
: l. h% L/ K- ]2 q7 o% ~; e
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
; k. u. t: z0 T( T" B; A# w
( d6 X; Q7 Z) z8 C　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务