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办公室秘书的电话礼仪有哪些?
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老秘观点:
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 0 B" y" S& U+ i$ c% E* D: ^ Z
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
+ v- u/ M/ t$ J3 l ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
3 v9 F4 z% V" S2 [ ■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。+ y' F, K4 V* P
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 9 x+ }! D1 q; D5 u C$ [8 k, C
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
* x, m* g6 R S0 B5 H; {: w ■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
- e6 Z) L& c# L. c' o* X ■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" , u, J5 [5 r: l
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