浅谈公文写作执笔人的基本素质

　　任何一份公文体现的都是群体意识 , 是群体意识的物化。公文写作的这一基本规律决定并说明了公文的执笔人与公文的作者不是同一概念: 公文的作者是制发公文的机关或部门 , 是一个群体; 而公文的执笔人则是负责把“群体意识”物化的撰稿者 , 是群体中的一个“个体”, 他往往由机关办公部门的文秘人员来充当。

这一点在国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”的界定中也可以得到佐证: 公文是“行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。”
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0 b1 Q* N! t% h4 v7 u/ T' L3 \既然公文的作者与公文的执笔人不是同一概念 , 那么 , 公文的执笔人也就不能等同于一般文章的撰写者了。公文的执笔人在起草文稿时就不能象一般文章、文艺性作品的作者那样由感而发 , 写自己的文章、自己的作品 , 往往是被动地接受 ———接受领导者发出的写作指令 , 为机关为群体而写作。这就决定了公文执笔者在实际写作时不能自行其是、固执已见 , 更不能离谱。但是 , 由于公文执笔人 (一般为文秘人员) 具有参谋助手的职能和作用 , 所以 , 在起草文件接受写作指令后又不能一味被动地充当领导的传声筒而照抄照录 , 或机械地拼凑 , 而应该积极地创造条件变被动为主动 , 充分发挥执笔人个体的主动性和创造性。否则 , 执笔人就会失去参谋的职能、助手的作用。

那么 , 公文执笔人如何变被动接受为主动写作 , 转变过程中都需要哪些条件呢 ? 本文试就这一问题从以下几个方面作些浅显的分析。
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　　一、从公文的写作特点上看

与其他文体相比 , 公文写作有三个较为显著的特点 , 一是政策体现的绝对性 , 二是行款格式的法定性 ,三是隶属关系的明确性。公文写作的这三个特点对执笔人来讲有着极强的约束力 , 必须将之弄懂弄清。

11政策体现的绝对性。即 , 公文写作要无条件地与现行政策保持绝对的一致 , 不允许将“个体意识”置于“群体意识”之上。

公文是“政事之先务 , 经国之枢机”(刘勰) 。作为传达贯彻党和国家的方针、政策 , 发布行政法规和规章 , 施行行政措施的重要施政工具 , 公文写作必须把贯彻和体现有关法律法规的精神和要求放在首位 , 与现行政策保持高度的一致。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出: “草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定 ……”这一点在起草公文时是绝对不容忽视的。现代社会的一切活动都必须在法规的约束之下进行 , 这是社会发展进步的标志。公文写作作为一种社会活动 , 有着特定的实用目的和实用范围。一方面 , 它既要忠实地贯彻、传达党和国家的方针、政策及有关的法律法规; 另一方面 , 它也要受有关的法律法规的制约 , 使所形成的公文本身就具有法规性和律令性 , 如果公文写作“违法越规”的话 , 必然达不到实用的目的 , 也无法实现写作的意图。

对制作公文 , 国务院办公厅曾三令五申要求“符合国家的法律法规和方针、政策及有关规定”, 这是为了加强公文法定的威严性和效用性。因此 , 贯彻和体现有关法规精神 , 与现行政策保持绝对的一致 , 实乃公文写作之经纬。从这一点出发 , 要求公文执笔人必须十分熟悉国家的法律、法规和有关的方针、政策 , 具有较高的理论政策水平和法规意识。

% m, F) |' d9 t; V6 q6 n+ ?21行款格式的法定性

: ]) d5 m5 G$ d6 z7 G, k格式的规范化、程式化是各类应用文书的共同特点 , 但是 , 公文的格式和行文规则是法定的 , 即由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的 , 而其他应用文书的格式与行语言规则却是约定俗成的。即使是与公文相当接近的机关事务文书也不例外 , 有人说 , 唯一能将事务文书与公文区别开来的就是: 公文的格式和行文规则是法定的 , 而事务文书和行文规则是约定俗成的。这话是很有道理的。
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3 }- l. U( m$ W既然公文的行款格式是法定的 , 那么就要求公文执笔人在起草文稿时 , 必须依“法”行事 , 认真地、自觉地贯彻和执行《国家行政机关公文处理办法》中的有关规定 , 否则 , 公文的制作就会失去准绳 , 公文的严肃性、庄重性和权威性就会受到损害。这一点 , 决定了公文执笔人对《国家行政机关公文处理办法》和有关的公文规定及各种类公文的用途、结构形式、写作要求、文种特点等必须十分熟悉、通晓 , 只有这样才能在写作时 , 自觉地根据所写的内容对号入座 , 充分体现出“行款格式的法定性”。

31隶属关系的明确性
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公文在整个行文过程中 , 对发文机关与接受机关之间的组织从属关系问题 , 要求严格而明确 ———上下级之间不得含混 , 平级之间既不能“仰承”也不能“低就”, 是平等关系。
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7 d* K& W5 [+ m0 A, r* N, ~/ I8 g如果草拟公文时 , 隶属关系不清楚、不明确 , 那么由它所决定的行文方向即: 上行文、下行文和平行文就无法区分 , 相应的行文规则就很难贯彻 , 而语言的使用、语体色彩和格调的选择也就会同时失去准则 , 这样 , 公文的庄重性、严肃性同样会受到破坏 , 实际效用亦难以发挥。因此 , 公文的执笔人平时 (最晚在草拟文稿动笔之前) 必须清楚地掌握本机关与其他受文机关单位之间的行政隶属关系 , 以便确定行文的方向。另外 , 还应该恰当地选择语体色彩和格调 , 很好地使用语言。如: 上行文要恭谦、温和 , 下行文要坚定、肯切。这样才能为主动写作 , 同时也为较好地贯彻领导意图创造一些条件。
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　　二、从公文所涉及的内容上看
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公文是在传达贯彻党和国家方针、政策的同时 , 解决处理各种实际问题的 , 它是党和国家路线、方针、政策以及上级的指示、领导的意图与本单位的实际情况相结合的产物。因此 , 在写作时 , 公文执笔人不但要十分熟悉党和国家的路线、方针、政策 , 正确地领会和理解上级的指示、领导的意图 , 还要十分熟悉本单位的实际情况 , 精通相关的业务 , 并对日常工作 (事务) 的各个方面具有确实的知识和有效的判断力。只有这样 , 才能把党和国家的路线、方针、政策以及上级的指示、领导的意图与本单位的实际情况紧密地结合起来 , 充分体现和发挥出公文的实用价值。否则 , 将空话连篇 , 大谬不然 , 脱离实际 , 主动性和创造性就难以显现 , 草拟出来的文稿其质量亦可想而知 , 根本解决不了任何问题。

2 k6 X8 ?2 a' l! s0 `　　三、从公文写作实践上看

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$ ^4 D3 ?' s0 K% z/ `' m7 ~& V这六大条件并不是各自独立的 , 而是相辅相承、互相渗透的。作为一名公文执笔人 , 不仅仅要具备这些条件 , 更重要的 , 还应求得这些条件的有机结合与平衡发展 , 在起草公文时 , 努力使这些条件融为一体 , 融于心里 , 凝于笔端 , 形成一股强大的写作冲击力。只有这样 , 才能充分发挥自己的主动性和创造性 , 才能写出高质量的公文来。文、何景成

六大条件看似各自独立，实则相辅相承。