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[秘书工作] 信函与函的区别

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湖南老秘 发表于 2013-3-14 08:33:15 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
网友问题:) Y3 g9 L7 L5 r' f# F
3 E3 Q0 A' ~) B/ }6 R
您好!我想问一下信函与函的区别?另外信函的格式是否与函的格式一致,区别在哪里?
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3 ~! s1 l9 E1 W2 ^  R' ?: `老秘观点:( y9 @! l0 r% G
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- \; A! v9 t; t8 a
根据您的提问,需要搞清几个概念,并明确几个问题。
' V. ?9 d: o/ q  r# M6 V$ o3 |' s“信函”词义为书信,它不是文种名称,而“函”是公文处理文件始终明文规定的狭义法定公文。从语词意义分析,“信函的格式”当指书信的格式,“函的格式”当指区别于一般通用公文的一种特定的公文格式。很显然,前后的两对概念均没有可比性。
) U2 ^! |! ]4 W《党政机关公文格式》(以下简称新《格式》)将1999年发布的《国家行政机关公文格式》所称的“信函式格式”改为了“信函格式”,规定:信函格式“发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。”“如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列……”过去由于没有明确规定,因而版式比较混乱,今后应按新《格式》规定执行。
5 I" V0 m1 u) ^- a* `2 J$ D新《格式》还规定:信函格式“版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。”这等于明确了信函格式的版记一般仅有抄送机关,而且上下不加分隔线,但由于缺少末页式样,因而不利于理解和执行。也许为弥补此缺憾,新《格式》主要起草人编写的《GB/T 9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书特增加了信函格式公文末页示例,可参阅(见该书65页,图34)。 6 Q; `" y% G- Z" L8 {9 C
以笔者拙见,无论“信函式格式”还是“信函格式”,名称均欠准确,极易造成某些概念的混淆以及对法定公文函的误解和偏见。当然,目前还应尊重新《格式》的叫法。
0 M0 ^8 ?1 ^' g- Q; @$ q, U需要说明的是,“信函格式”并非仅与函一个文种存在对应关系。它多用于函,但有时也可用于通知、意见、批复、议案等文种。最具代表性的,当属国务院的行文。当然,基层机关情况不同,起码发文数量与国务院相差悬殊,故不宜机械效仿。 % `# B" |* o* V# g% {# {
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