九段秘书区别

一段：发通知
  I: k% C! g1 J; G0 Z8 J用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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7 C7 a+ \! C2 r0 D, |: }二段：抓落实
5 U# h- J9 j$ Z/ r# S' a; r" I( ~发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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- }% h8 F5 i: x四段：勤准备
1 M/ s5 I( h; P& K. K8 @+ I) f发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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9 {+ q; l2 G+ z3 p6 ^" \五段：细准备
. m; A/ g7 z0 Z: N# P# ^发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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7 v2 A1 {8 d& x& X' m  A6 R六段：做记录
) U5 @5 E5 x& ?* c发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）

七段：发记录
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员

八段：定责任
% d) a5 S2 A" [/ d2 `将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

九段：做流程
8 c1 W% O6 ?2 k% i, V- v把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系